Сегодня мы начинаем тему недели «Расчеты с подотчетными лицами». Под такими лицами мы подразумеваем работников, которым работодатель (далее — предприятие) выдал денежные средства для выполнения любого хозяйственного поручения. Например, на приобретение товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ), работ или услуг. Также к ним можно отнести работников, которые израсходовали собственные средства на закупку, а лишь потом получили от предприятия возмещение осуществленных расходов.
Как известно, отношения между предприятием и подотчетным лицом могут носить и трудовой, и гражданско-правовой характер. В первом случае работник исполняет свои должностные обязанности относительно закупки ТМЦ, работ, услуг, предусмотренные трудовым договором или должностной инструкцией, и его закупочные отношения с предприятием регламентированы трудовым законодательством. Во втором случае подобные функции не входят в должностные обязанности работника, поэтому отношения между ним и предприятием регулируются гражданским законодательством. Однако, независимо от законодательной базы таких «подотчетных» отношений, работники, получившие наличность, должны своевременно отчитаться перед предприятием за израсходованные средства по установленной форме и вернуть их неиспользованный остаток. И это очень важно, ведь напрямую влияет на налогообложение доходов работника.
Сейчас мы рассмотрим данную процедуру, а также учет и налогообложение таких операций. При этом мы не будем затрагивать особенности выдачи денежных средств на командировки, в т.ч. для приобретения ТМЦ, работ, услуг

Отчитываемся об израсходованных денежных средствах

Работники, получившие денежные средства под отчет, должны отчитаться перед предприятием за израсходованные ими подотчетные суммы. Для этого используют Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Отчет). Кстати, его необходимо представлять и работникам, выполнявшим поручение предприятия относительно покупки ТМЦ, работ, услуг за счет собственных средств (т.е. без предварительного получения подотчетных сумм) с дальнейшим возмещением осуществленных ими расходов работодателем.

Предельный срок представления Отчета установлен пп. «б» пп. 170.9.2 НКУ .

 См. также п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее Порядок № 841), и п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее Положение № 148).

Согласно ему, при получении денежных средств под отчет работник должен представить Отчет до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершил выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет предприятия, т.е. приобрел соответствующие ТМЦ (работы, услуги).

Формально данный срок представления Отчета должен срабатывать независимо от формы выдачи аванса и формы расчетов (наличная или безналичная). Вместе с тем налоговики считают, что при расчетах с помощью корпоративных платежных карт за товары (работы, услуги), приобретенные работником для нужд предприятия, необходимо соблюдать сроки, установленные пп. 170.9.3 НКУ. Например, в категории 103.17 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) находим ответ на вопрос — «Какой срок представления авансового отчета об использовании средств в соответствии с НКУ, если работник проводил наличные и безналичные расчеты с использованием корпоративной карты для закупки товаров для нужд предприятия?». Цитируем:

«При получении наличности под отчет с применением платежных карт подотчетное лицо представляет отчет об использовании выданных денежных средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после выполнения отдельного гражданско-правового действия.

В случае если подотчетное лицо — налогоплательщик применил платежные карты для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных под отчет денежных средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами)».

Следовательно, во избежание споров с налоговыми органами, советуем в таких случаях соблюдать 3-дневный срок представления Отчета.

А что же со сроками, если работник израсходовал собственные денежные средства без предварительной выдачи ему аванса? Контролеры разъясняют, что в случае приобретения работником за свою наличность товаров для нужд предприятия Отчет необходимо представить в определенные законодательством сроки (см. разъяснение из категории 109.15 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) и письмо Минфина от 01.12.2016 г. № 31-11170-16-29/34246). Правда, налоговики соглашаются, что «в случае несвоевременного представления Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных денежных средств в командировке) финансовые санкции не применяются».

Об особенностях заполнения Отчета см. в статье «Авансовый отчет: правила составления» (№ 57/2018). Отметим только, что к Отчету прилагают оригиналы документов, подтверждающих стоимость понесенных работником расходов (например, чеки РРО, расчетные квитанции, квитанции к приходным кассовым ордерам, товарные чеки, расходные накладные поставщика и пр.). Если подотчетное лицо тратило наличность, полученную с текущего счета предприятия с использованием корпоративной платежной карты или личной платежной карточки, к Отчету также прилагают документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копию расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанцию торгового терминала) — п. 20 Положения № 148.

Возвращаем неиспользованный остаток средств