Директор приобрел (оплатил наличными или с применением КПК) билеты на концерт в филармонию для работников. Цена одного билета — 310 грн. Какие документы необходимо прилагать к авансовому отчету директору для возмещения израсходованных денежных средств? Необходимо ли оформлять выдачу билетов работникам ведомостью и удерживать со стоимости НДФЛ, военный сбор и ЕСВ? Можно ли отнести стоимость билетов к расходам при определении базы налогообложения для налога на прибыль?

ОТВЕТ: Прежде всего рассмотрим, как может быть оформлен такой презент для работников и какие в зависимости от этого могут быть налоговые последствия, в частности, касательно налогообложения стоимости бесплатно предоставленных работникам билетов.

Вариант 1. Предприятие решило подарить работникам билеты на концерт (колдоговором это не предусмотрено). Тогда это можно рассматривать как договор дарения, который может быть заключен в устной форме (ст.ст. 206, 719 Гражданского кодекса Украины, далееГКУ). Руководителю следует издать приказ (распоряжение) о выдаче подарков (билетов на концерт) работникам, приобщив к нему список работников.

Вариант 2. Выдача подарков к праздникам предусмотрена колдоговором. В этом случае подарок налоговики могут классифицировать как зарплату.

Вариант 3. Коллективным договором предусмотрено проведение культурно-массовых мероприятий. Тогда выданные персонально билеты можно рассматривать как предоставленное работникам дополнительное благо.

Однако в первую очередь выясним, какие документы понадобятся для возмещения расходов директору на приобретение билетов, ведь он потратил собственные деньги. А также — как оформить выдачу билетов и какие налоговые нюансы последуют за этим для каждого из описанных вариантов.

Возмещение расходов, понесенных директором

Оплата наличными. Если за билеты рассчитывались наличными, то понадобится документ, удостоверяющий факт оплаты за них наличными. Поэтому директору для возмещения понесенных им расходов нужно будет составить авансовый отчет, приобщив к нему подтверждающий документ, который одновременно может быть и расчетным.

Обратите внимание!

Действующее законодательство определяет сроки представления отчетности именно за полученные под отчет денежные средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий. Поэтому если директор израсходовал собственные средства на приобретение билетов и несвоевременно представил авансовый отчет, норма о налогообложении излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные сроки, а также финансовые санкции не применяются (разъяснение из категории 109.15 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

Однако с использованием собственных денежных средств работника (в данном случае — директора) на покупки для предприятия могут возникнуть проблемы. Дело в том, что в разъяснении из категории 103.04 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua) налоговики отмечают: в случае если подотчетным лицом (работником) приобретение товаров (работ, услуг) осуществлено не за счет предварительно выданных юридическим лицом (работодателем) средств под отчет, то доход, выплаченный данному подотчетному лицу за реализованные (проданные) товары (работы, услуги), включается в его общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход как прочий доход и облагается налогом на доходы физических лиц на общих основаниях.

То есть налоговики могут назвать компенсацию директору расходов на приобретение билетов за свои средства как выплату ему дохода за продажу предприятию таких билетов. Данные разъяснения налоговики предоставляют и в индивидуальных консультациях (см. ИНК от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК, от 10.05.2018 г. № 2080/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, № 2081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Правда, в судебном порядке плательщик добился упразднения ИНК от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК (см. решение Полтавского окружного административного суда от 02.05.2018 г. по делу № 816/909/18).

Следовательно, во избежание лишних проблем, лучше делать покупки для нужд предприятия за денежные средства, предварительно полученные работником под отчет.