При каждом представлении налогового расчета по форме № 1ДФ возникают новые вопросы. Еще и ГФС не дает расслабиться, уточняя и изменяя предыдущие разъяснения по заполнению формы № 1ДФ. Иногда эти разъяснения не соответствуют действующему законодательству, но налоговиков это не смущает. Поэтому акцентируем внимание на основных правилах заполнения формы № 1ДФ и рассмотрим некоторые неоднозначные ситуации.

Часто ответы на вопросы, возникающие при заполнении формы № 1ДФ, можно найти, внимательно перечитав нормы Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4 (далееПорядок № 4). Поэтому давайте проанализируем основные правила заполнения формы № 1ДФ.

Основные правила заполнения и представления формы № 1ДФ

Налоговый расчет (форма № 1ДФ) заполняется налоговыми агентами, которые начисляют (выплачивают, предоставляют) доходы (в денежной или неденежной форме) физлицу и обязаны начислять, удерживать и уплачивать НДФЛ и военный сбор. Это юрлица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), самозанятые лица, представительства нерезидентов-юрлиц, инвесторов (операторов) по соглашению о разделе продукции.

Далее — об основных правилах по заполнению и представлению формы № 1ДФ.

Правило 1. Налоговый расчет (форма № 1ДФ) представляется отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. Подача же отдельного налогового расчета за календарный год не предусмотрена.

Если последний день срока представления налогового расчета приходится на выходной или праздничный день, предельным днем является операционный (банковский) день, следующий за выходным или праздничным днем (п. 2.1 Порядка № 4).

Правило 2. Налоговый расчет представляется в контролирующие органы по местонахождению налогового агента — юрлица или его обособленных подразделений либо в контролирующий орган по налоговому адресу физлица (налогового агента).

Правило 3. Налоговые агенты со штатной численностью работников до 1000 человек представляют налоговый расчет единым документом на всех работающих с обязательным заполнением их налоговых номеров или серии и номера паспорта (для физлица, имеющего отметку в паспорте о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта) одной порцией. Если штатная численность работников больше, можно подавать налоговый расчет несколькими порциями, каждая из которых является отдельным налоговым расчетом со своим номером порции (п. 2.4 Порядка № 4).

Если налоговый агент имеет свыше 1000 работающих наемных работников и представляет несколько порций налогового расчета (форма № 1ДФ), то начисленный, выплаченный доход и начисленный, перечисленный в бюджет с него военный сбор отражаются общими суммами только один раз в разделе II первой порции формы № 1ДФ (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Правило 4. Если обособленное подразделение юрлица не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, налоговый расчет в виде отдельной порции за такое подразделение представляет юрлицо в контролирующий орган по своему местонахождению и направляет копию такого расчета в контролирующий орган по местонахождению такого обособленного подразделения. В порции, подаваемой за обособленное подразделение, указываются сведения о физлицах (работающих) данного подразделения (п. 2.6 Порядка № 4).

В налоговом расчете по форме № 1ДФ, представляемом за обособленное подразделение, не уполномоченное начислять, удерживать и уплачивать (перечислять) налог в бюджет, не отражается информация о военном сборе (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Правило 5. Налоговый расчет (форма № 1ДФ) представляется только в случае начисления доходов физлицам налоговым агентом в течение отчетного периода (пп. «б» п. 176.2 НКУ). Но его подача не зависит от того, выплачивал ли налоговый агент доходы на протяжении отчетного периода (п. 2.2 Порядка № 4).

Заполнение заголовочных реквизитов формы № 1ДФ

Как заполнять общие реквизиты налогового расчета, объясняет п. 3.1 Порядка № 4. Приведем в таблице кратко особенности их заполнения.

Таблица

Порядок заполнения заголовочных реквизитов формы № 1ДФ

Наименование реквизита

Заполнение согласно Порядку № 4

Стор.

проставляются порядковые номера страниц формы № 1ДФ

«Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (тип)

отмечается соответствующая ячейка «Звітний», «Звітний новий» или «Уточнюючий» в зависимости от того, какой налоговый расчет представляется

Порція

налоговый агент проставляет номер порции

Податковий номер юридичної особи (податковий номер або номер та серія паспорта самозайнятої фізичної особи)

указывается налоговый номер юрлица, налоговый номер или серия и номер паспорта физлица (для физлица, имеющего соответствующую отметку в паспорте), представляющего расчет. Ячейки заполняются слева направо (для юрлиц дополняются слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр меньше восьми)

«Юридична особа», «Самозайнята фізична особа»

отмечается соответствующая ячейка «Юридична особа» или «Самозайнята фізична особа»

Найменування юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи

указывается наименование юрлица или ФИО самозанятого физлица, представляющего налоговый расчет

Податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи

указывается налоговый адрес юрлица или самозанятого физлица, представляющего налоговый расчет

Найменування контролюючого органу

наименование налогового органа, в который представляется налоговый расчет

Звітний період

вписываются арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год

Працювало за трудовими договорами

указывается количество работников, работающих по трудовым договорам (контрактам)

Працювало за цивільно-правовими договорами

указывается количество работников, работающих по гражданско-правовым договорам в отчетном периоде

Акцентируем внимание на особенностях заполнения двух последних реквизитов «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами». При их заполнении необходимо учесть следующее:

  • если в течение отчетного периода количество работников менялось в связи с приемом и увольнением с места работы, то в графе «Працювало за трудовими договорами» налогового расчета по форме № 1ДФ следует указывать максимальное количество работников, фактически работавших по трудовым договорам в течение отчетного квартала (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • если юрлицо представляет налоговый расчет по форме № 1ДФ в виде отдельной порции за обособленное структурное подразделение, которое не уполномочено начислять, удерживать и уплачивать налог в бюджет, реквизит «Працювало за трудовими договорами» не заполняется (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • количество внешних совместителей включается в графу «Працювало за трудовими договорами» налогового расчета по форме № 1ДФ (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • в графе «Працювало за трудовими договорами» налогового расчета по форме № 1ДФ не отражаются лица, призванные на срочную военную службу, военную службу по призыву во время мобилизации, на особый период или принятые на военную службу по контракту в случае возникновения кризисной ситуации, угрожающей национальной безопасности (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • в количество работников, работающих по трудовым контрактам, в графу «Працювало за трудовими договорами» налогового расчета по форме № 1ДФ не включаются те, которые находятся в отпусках по беременности и родам, по уходу за детьми, в отпуске без сохранения зарплаты и т. д., независимо от того, начислялся им доход или нет(подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • количество физлиц, с которыми юрлицо или физлицо-предприниматель в течение отчетного налогового квартала заключало гражданско-правовые договоры и выплачивало вознаграждения, отражается в реквизите «Працювало за цивільно-правовими договорами»;
  • в графе «Працювало за цивільно-правовими договорами» налогового расчета по форме № 1ДФ указывается количество работников, которые являются штатными работниками предприятия и дополнительно выполняют работу по договорам гражданско-правового характера (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);
  • при представлении уточняющего расчета данные реквизитов «Працювало за трудовими договорами» и «Працювало за цивільно-правовими договорами» и номера порции заполняются из предыдущего поданного налогового расчета (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»);

Нюансы заполнения раздела І формы № 1ДФ

В графе 3а «Сума нарахованого доходу» формы № 1ДФ отражается (за отчетный квартал) доход, начисленный физлицу в соответствии с признаками дохода.

Начисленный физлицу доход отражается (без вычета НДФЛ, военного сбора, других обязательных взносов) обязательно в графе 3а формы № 1ДФ независимо от того, выплачен он или нет (п. 3.2 Порядка № 4).

В графе 3 «Сума виплаченого доходу» формы № 1ДФ отражается сумма фактически выплаченного дохода физлицу налоговым агентом.

Зарплата, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, отражается в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который она начислена (п. 3.3 Порядка № 4). Также отражается и перечисленный налог в графе 4 формы № 1ДФ.

Пример 1. Согласно колдоговору срок выплаты зарплаты за месяц — 5 число. Зарплата за июнь 2018 г. была выплачена 5 июля.

Выплаченная июньская зарплата включается в графу 3 формы № 1ДФ за ІІ квартал.

Если проанализировать разъяснение ГФС, то трудно понять, что имеется в виду под систематичностью: выплата зарплаты ежемесячно (в текущем месяце за предыдущий) или выплата зарплаты в установленные колдоговором сроки без задержки на день-два или несколько дней. А норма п. 3.3 Порядка № 4 указывает именно на выплату в установленные сроки, то есть в установленную дату.

Пример 2. Доходы в виде дивидендов начислили, удержали НДФЛ в І квартале, а выплатили физлицам (акционерам) — во ІІ квартале.

Тогда форма № 1ДФ заполняется следующим образом:

  • графи: «Сума нарахованого доходу», «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» заполняются в І квартале, в котором фактически начислены дивиденды, удержан и перечислен НДФЛ с таких доходов;
  • 3 «Сума виплаченого доходу» заполняется во ІІ квартале, когда произошла выплата дивидендов физлицам (акционерам).

Такое разъяснение содержит ИНК ГУ ГФС в Черниговской области от 25.05.2018 г. № 2332/ІПК/25-01-13-06-09.

В графе 4а «Сума нарахованого податку» отражается сумма налога, начисленного и удержанного с дохода, начисленного физлицу согласно законодательству (п. 3.4 Порядка № 4).

В графе 4 «Сума перерахованого податку» отражается фактическая сумма перечисленного налога в бюджет (п. 3.5 Порядка № 4).

В графе 5 «Ознака доходу» указывается признак дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку № 4.

Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты указывается такой же, как для начисленного в предыдущем квартале дохода (п. 3.6 Порядка № 4).

В форме № 1ДФ для каждого физлица заполняется столько строк, сколько признаков доходов имеют выплаченные ему в отчетном квартале доходы. Под каждый признак дохода физлица отводится одна строка в разделе І формы № 1ДФ.

Графа 6 «Дата прийняття на роботу» раздела І формы № 1ДФ заполняется только для тех физлиц, которые приняты на работу в отчетном периоде.

В графе проставляется дата (число, порядковый номер месяца, год) приема физлица на работу. Например, если дата приема — 19 июня 2018 г., то в графе 6 нужно указать «19.06.2018».

Пример 3. Работник был принят на работу в отчетном периоде (ІІ квартал), например 27 июня 2018 г., а доход начислен и выплачен в следующем квартале (в июле).

Тогда дата приема на работу (27 июня) не отражается при заполнении и представлении формы № 1ДФ за ІІ квартал, в котором начислен доход работнику (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Графа 7 «Дата звільнення з роботи» раздела І формы № 1ДФ заполняется только для физлиц, которые были уволены в отчетном периоде с работы, где они получали доход в виде зарплаты, или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде (п. 3.7 Порядка № 4).

В графе 7 «Дата звільнення з роботи» проставляется дата увольнения физлица с работы так же, как и при приеме на работу. Если работнику, которого увольняют, доход в отчетном квартале не начисляли и не выплачивали, он вообще не показывается в форме № 1ДФ и, соответственно, графа 7 для него не заполняется (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Для тех физлиц, которые не изменяли места работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. Если неоднократно принимали физлицо на работу и увольняли его с работы в отчетном квартале, для такого лица нужно заполнять столько строк, сколько раз была смена места работы в отчетном квартале (п. 3.7 Порядка № 4).

В графе 8 «Ознака податкової соціальної пільги» указывается признак налоговой социальной льготы согласно Справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к Порядку № 4.

Графа 8 заполняется только для физлиц, которые имели налоговую соцльготу в отчетном периоде согласно законодательству по месту получения основного дохода. В случае отсутствия соцльготы в отчетном периоде в графе 8 проставляется прочерк.

Напомним, когда и какие признаки налоговой соцльготы указываются в графе 8:

  • «01» — общая налоговая соцльгота, установленная для налогоплательщика пп. 169.1.1 НКУ для доходов в виде зарплаты: в 2018 году предельный доход — 2470, размер соцльготы — 881 грн;
  • «02» — налоговая соцльгота в размере 150 % общей налоговой соцльготы (в 2018 году предельный доход — 2470, размер соцльготы — 1321,50 грн), установленная для налогоплательщика пп. 169.1.3 НКУ для: одиноких матерей; налогоплательщиков, содержащих ребенка-инвалида; первой и второй категории лиц, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы; учащихся, студентов, аспирантов, ординаторов, адъюнктов; инвалидов І и ІІ группы; лиц, которым присудили пожизненную стипендию как гражданину, подвергшемуся преследованиям за правозащитную деятельность; участников боевых действий на территории других стран после Второй мировой войны;
  • «03» — налоговая соцльгота в размере 200 % общей налоговой соцльготы (в 2018 году предельный доход — 2470, размер соцльготы — 1762 грн), установленная для налогоплательщика пп. 169.1.4 НКУ для: Героев Украины, Героев Советского Союза, Героев Социалистического Труда, полных кавалеров ордена Трудовой Славы, награжденных четырьмя и более медалями «За отвагу»; участников боевых действий во время Второй мировой войны и лиц, работавших в тылу, инвалидов І и ІІ группы из числа участников боевых действий; бывших узников концлагерей, гетто, вывезенных на территории других государств во время Второй мировой войны; лиц, находившихся на блокадной территории бывшего Ленинграда;
  • «04» — налоговая соцльгота в размере 100 % общей налоговой соцльготы — в расчете на каждого ребенка для налогоплательщика, который содержит двух или более детей в возрасте до 18 лет (пп. 169.1.2 НКУ).

При заполнении графы 8 раздела І формы № 1ДФ следует учитывать, какой признак льготы соответствует начисленному доходу, несколько строк с одним признаком дохода может быть, только если у физлица есть несколько признаков льгот для такого признака дохода, то есть когда речь идет о наличии различных льгот в каждом из трех месяцев квартала (п. 3.8 Порядка № 4).

Если в одном из месяцев квартала работник не имел права на получение налоговой соцльготы, то в форме № 1ДФ заполняется только одна строка, в которой указывается соответствующий признак льготы (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Графа 9 «Ознака (0, 1)» заполняется только для отчетного нового и уточняющего налоговых расчетов, отражая признак «0» — если строку нужно ввести или признак «1» — если строку необходимо исключить (п. 3.9 Порядка № 4).

В последней строке раздела I формы № 1ДФ указываются общие суммы начисленного дохода по графе 3а, выплаченного дохода — по графе 3, начисленного налога — по графе 4а, перечисленного налога — по графе 4 (п. 3.10 Порядка № 4).

Особенности заполнения раздела ІІ формы № 1ДФ

В разделе ІІ «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір» формы № 1ДФ отражаются в строке:

  • «Оподаткування процентів» — общие суммы дохода, начисленного в виде процентов, начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ;
  • «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» — общие суммы начисленного и выплаченного дохода в виде выигрышей (призов) в лотерею, начисленного и перечисленного в бюджет НДФЛ;
  • «Військовий збір» — общие суммы начисленного и выплаченного дохода, начисленного и перечисленного в бюджет военного сбора.

Сведения о физлице — налогоплательщике, которому начислены доходы, с которых удерживается НДФЛ и военный сбор, в разделе ІІ формы № 1ДФ не указываются.

Если доход начислен в одном месяце, а выплачен в другом (например, за июнь в июле), то графы 3, 3а и 4, 4а строк «Військовий збір» и «Оподаткування процентів» раздела II формы № 1ДФ заполняются аналогично соответствующим графам раздела I данной формы (подкатегория 103.25 системы «ЗІР»).

Показывать ли в разделе ІІ формы № 1ДФ доходы, не облагаемые военным сбором?

В прошлом году ГФС в письме от 16.02.2017 г. № 3874/7/99-99-13-01-01-17 подчеркивала, что во время камеральной проверки проверяются общие итоговые суммы из раздела І формы № 1ДФ и суммы, указанные в ее разделе ІІ, в частности в строке «Військовий збір». Похоже, ГФС считает, что эти суммы должны совпадать.

В частности, ГФС отмечает, что доход, выплаченный физлицу-предпринимателю, который предоставил услуги (выполнил работы), нужно показывать в строке «Військовий збір», даже если такой доход не облагался ни НДФЛ, ни военным сбором (см. ИНК ГФС от 14.08.2017 г. № 1591/6/99-99-13-01-01-15/ІПК). А вот ГУ ГФС в г. Киеве считает, что в строке «Військовий збір» показывают лишь доходы, с которых удерживается военный сбор (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 10.11.2016 г. № 7431/П/26-15-13-02-15). Поэтому единой точки зрения у ГФС нет, следовательно налоговому агенту лучше обратиться за индивидуальной консультацией в налоговый орган по месту учета.

В конце налогового расчета (форма № 1ДФ) проставляется количество заполненных строк раздела I, количество физлиц, на которых предоставлена информация, и количество страниц налогового расчета (итоговая строка соответственно не учитывается).

Также в конце налогового расчета указывается налоговый номер или серия и номер паспорта (для физлица, имеющего соответствующую отметку) руководителя и главного бухгалтера юрлица, представляющего расчет, подпись, инициалы, фамилия, телефон. Налоговый номер или серия и номер паспорта (для физлица, имеющего соответствующую отметку) — для самозанятого физлица, представляющего расчет, подпись, инициалы, фамилия, телефон.

О применении признаков доходов и исправлении ошибок в форме № 1ДФ с представлением уточняющего расчета читайте в следующих номерах газеты.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт