Кассовая дисциплина строго контролируется фискальными органами. Это обязывает с повышенной ответственностью относиться к оформлению кассовых документов. Поэтому советуем внимательно ознакомиться с основными тонкостями, связанными с составлением таких документов, с оглядкой на требования Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее — Положение №148)

Общие нововведения в заполнении кассовых документов

Цвет записей в кассовых документах

Так, приходные кассовые ордера (далее — ПКО), расходные кассовые ордера (далее — РКО), ведомости на выплату наличных (далее — расходная ведомость) заполняет бухгалтер любым способом, который обеспечил бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 32 Положения № 148).

Ранее в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее Положение № 637), было требование о том, что записи в кассовых документах следует делать чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами.

Впрочем, нынешний либерализм не означает, что контролеры будут в восторге, если ваши кассовые документы будут заполнены всеми цветами радуги. Поэтому определенный аскетизм поможет минимизировать недоразумения с проверяющими. А самое главное — все записи должны быть сделаны разборчиво.

Без печати

Давно уже упрощение по поводу добровольного использования печатей начало распространяться в нашей стране. Дошла очередь и до кассовых документов. И теперь квитанцию от ПКО можно предоставлять без печати.

Если у вас на предприятии есть печать, ее, безусловно, можно ставить на кассовой документации, но данной обязанности уже нет.

Электронные кассовые документы

Кассовые документы отныне могут быть сформированы в электронном виде. Так, при наличии сертификата открытого/усиленного ключа предприятие применяет электронную цифровую подпись юридического лица во время предоставления услуг в электронной форме или при осуществлении информационного обмена с другими субъектами электронного взаимодействия.

Электронные кассовые документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства Украины в сфере электронного документооборота.

Далее речь пойдет о правилах оформления кассовых документов.

Приходный Кассовый Ордер

Приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1, приложение 2 к Положению № 148) — документ, которым оформляют прием наличных в кассу.

Особенности составления ПКО

Прием наличных по ПКО происходит только в день составления документа. Согласно п. 34 Положения № 148, при получении ПКО кассир должен проверить:

  • наличие и подлинность на документе подписей, предусмотренных формой ордера;
  • правильность оформления документа, наличие всех реквизитов;
  • наличие перечисленных в документе приложений (если таковые имеются).

После получения наличных от плательщика кассир подписывает ПКО, а на приобщенных к нему документах ставит оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год) — п. 34 Положения № 148.

ПКО, по которому уже получены наличные, приобщают к первому экземпляру отчета кассира — отрывной части листа кассовой книги.

Для плательщика документом, удостоверяющим внесение средств в кассу предприятия, является квитанция к ПКО (отрывная часть ПКО). Плательщику ее отдают после того, как он внесет средства в кассу.

Обратите внимание!

Выдавать сам ПКО на руки лицам, которые вносят наличные, запрещается.

Заполнение ПКО

В колонках табличной части указывают:

  • «№ з/п» — мы считаем, что данный реквизит нужен для отражения порядкового номера операции, когда по одному ПКО наличные принимаются, например, по разным счетам или по разным кодам целевого назначения;
  • номер счета, корреспондирующего с дебетом счета 30 «Наличность»;
  • код аналитического счета;
  • сумму (п. 36 Положения № 148 разрешается писать графический знак гривни);
  • код целевого назначения — заполняют, если на предприятии используется система кодирования направлений использования наличных, в противном случае в данной графе ставится прочерк;
  • примечания (при наличии).

Реквизиты ПКО заполняют следующим образом:

  • «Прийнято від» — указывают наименование лица, от которого принимаются наличные. Если наличные приходуются не от конкретного физ- или юрлица, а приходуются на общую сумму проведенных операций (например, получение наличных в банке), данное поле оставляют пустым.
  • «Підстава» — пишут, на основании чего оприходуют наличные, то есть указывают источник поступления (выручка, средства из банка, возврат подотчетных средств и т.п.).
  • «Додатки» — указывают документы, связанные с оприходованием наличных (например, чек, накладная, договор).
  • «Сума» — указывают сумму полученных средств (с НДС).

Подписывает ПКО главбух или другое лицо, уполномоченное руководителем фирмы (п. 25 Положения № 148). После этого бухгалтер регистрирует ПКО в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (далее — Журнал) по форме № КО-3 или № КО-3а (п. 33 Положения № 148).

Пример заполнения ПКО приведен в образце 1.

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных из кассы проводится, в частности, по расходным кассовым ордерам (типовая форма № КО-2, приложение 3 к Положению № 148).

Особенности составления РКО

Чаще всего РКО используют для следующих выплат денежных средств из кассы:

  • для внесения средств в кассу банка и зачисления на текущий счет предприятия;
  • для выплаты зарплаты/отпускных и прочих выплат, предусмотренных трудовым законодательством;
  • для оплаты полученной продукции (товаров, работ, услуг);
  • для выплаты больничных;
  • для выдачи наличных под отчет или на командировку и пр.

Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в РКО.

В РКО на общую сумму кассовых операций (например, сдача наличных в банк) реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача» и данные документа, удостоверяющего личность получателя, не заполняются (абз. 5 п. 32 Положения № 148).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на РКО не обязательна.

РКО вместо руководителя могут подписывать и другие должностные лица. Так, в письме НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 указано: заместитель руководителя предприятия, руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения предприятия могут подписывать РКО при условии, если они наделены соответствующими полномочиями и данные полномочия закреплены внутренними распорядительными документами (положениями) предприятия.

Заполнение РКО

В колонках таблицы указываются номер записи и документа, дата составления, номер корреспондирующего счета, код аналитического счета, сумма, код целевого назначения (пояснение о заполнении отдельных реквизитов см. выше — в разделе о ПКО).

Реквизиты РКО заполняют следующим образом:

  • «Видати» — указывают фамилию, имя, отчество лица, получающего денежные средства. Как правило, наличные получают лица, указанные в РКО. Но денежные средства можно выдать и по доверенности. При выдаче денежных средств по доверенности после Ф.И.О. получателя кассир должен указать Ф.И.О. доверенного лица. А доверенность (ее нотариально заверенную копию) приобщают к РКО (п. 28 Положения № 148).
  • «Підстава» — отражают основания выдачи средств и указывают документы, на основании которых осуществляется выдача денежных средств.
  • «Сумма» — указывают фактически выданную сумму средств.
  • «Керівник» и «Головний бухгалтер» — указывают подпись, фамилию и инициалы, соответственно, руководителя и главного бухгалтера или работника предприятия, уполномоченного на это руководителем (абз. 1 п. 26 Положения № 148).
  • «Одержав» — отражают прописью сумму полученных средств и дату получения.
  • «Підпис одержувача» — проставляют подпись лица, получившего денежные средства. В следующей строке указывают наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.
  • «Видав касир» — указывают подпись, фамилию и инициалы кассира, выдавшего средства.
  • «Додаток» — указывают документы, согласно которым выдают средства (при условии, если их приобщают к РКО). К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличных, расчеты и пр.

Пример заполнения РКО см. в образце 2.

Ведомость на выплату наличных

В случае если наличные необходимы для осуществления выплат сразу нескольким лицам, их выдачу удобнее проводить не путем оформления РКО на каждого получателя, а на основании расходной ведомости (приложение 1 к Положению № 148).

Если же наличные выдаются физлицам, не указанным в штатном расписании предприятия, данная выплата проводится по отдельной расходной ведомости (или путем оформления РКО отдельно на каждое лицо) — п. 27 Положения № 148.

Документы получателей денежных средств

При выдаче денежных средств на основании расходной ведомости кассир требует предъявить паспорт , в т.ч. от работников предприятия. Вместе с тем кассир записывает реквизиты данного документа — его наименование и номер, кем и когда он выдан (п. 27 Положения № 148).

  Или другой документ, который удостоверяет личность и согласно законодательству Украины может быть использован на территории Украины для заключения сделок.

В свою очередь, стоит отметить: из п. 3 пояснений к приложению 1 Положения № 148 следует, что реквизиты предъявленных документов указывают в колонке 6 «Примітки» таблицы расходной ведомости в случае необходимости.

Таким образом, по сути, две нормы противоречат друг другу. Мы склонны считать, что вопрос обязательности внесения реквизитов предъявленного получателем документа в расходную ведомость должен решаться предприятием самостоятельно. И это решение следует зафиксировать во внутренних документах по предприятию, например, в Порядке оприходования наличных в кассе .

  Не стоит забывать, что в соответствии с п. 12 Положения № 148 предприятие обязано разработать и утвердить такой порядок. С образцом данного документа можно ознакомиться в статье «Порядок оприходования наличности в кассе предприятия: как правильно составить. ОБРАЗЕЦ ПОРЯДКА» газеты № 20/2018.

Физлицо-получатель обязательно должно расписаться в расходной ведомости, указав полученную сумму.

Помните!

Расходные кассовые ордера или расходные ведомости не принимаются для выведения остатка наличных в кассе, если выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Выдача наличных по доверенности

Выдачу наличных по доверенности проводят лицам, которые по уважительным причинам не имеют возможности собственноручно поставить подпись. В расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает надпись «За довіреністю».

Доверенность или нотариально заверенная копия доверенности остается у кассира и прилагается к расходной ведомости (п. 28 Положения № 148).

Доверенности на получение заработной платы, стипендий, пенсий, алиментов, прочих платежей не подлежат обязательному нотариальному удостоверению. Вместе с тем такие доверенности могут быть удостоверены должностным лицом организации, в которой доверитель работает, учится, пребывает на стационарном лечении и т.п. (ч. 4 ст. 245 Гражданского кодекса Украины, далееГКУ).

Срок действия доверенности должен быть указан в самой доверенности (ч. 1 ст. 247 ГКУ), в противном случае доверенность будет считаться бессрочной и действующей до прекращения ее действия. В доверенности обязательно нужно указать дату ее составления, иначе она будет считаться никчемной (п. 3 ст. 247 ГКУ).

Выплата зарплаты по ведомости

Как известно, предприятия вправе хранить в своей кассе наличные, полученные в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода) сверх установленного лимита кассы в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В свою очередь, накапливать наличную выручку в кассе сверх установленного лимита кассы можно лишь для выплат, относящихся к фонду оплаты труда и только в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков данных выплат (п. 18 Положения № 148).

Если срок выплаты зарплаты истек, а согласно ведомости не по всем лицам проведена выплата, невыданные средства депонируют. В таком случае:

1) напротив фамилий работников, не получивших денег, ставят оттиск штампа или делают надпись «Депоновано»;

2) составляют реестр депонированных сумм;

3) в конце ведомости указывают фактически выплаченную сумму и недополученную сумму выплат, подлежащую депонированию, сверяют эти суммы с общим итогом по расходной ведомости и удостоверяют подписью кассира ;

  Если наличные средства выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Готівку за відомістю видав (підпис)»;

4) на фактически выданную сумму по ведомости следует составить РКО и сделать запись в кассовой книге.

Обратите внимание!

Хотя выплата по расходной ведомости может длиться в течение пяти дней, РКО на фактически выданную сумму по данной ведомости составляется один, и запись в кассовой книге делается в последний день выплаты.

Депонированные суммы, подлежащие сдаче в банк, оформляют путем составления одного общего РКО.

Заполнение ведомости

В бухгалтерии на титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных с подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличных и суммы (п. 30 Положения № 148).

На ведомости указывают срок выдачи наличных и суммы: гривен — словами, копеек — цифрами.

В табличной части записывают № п/п, табельный номер, фамилию, имя, отчество, сумму, ставят подпись о получении и делают примечания (здесь при необходимости указывают реквизиты предъявленного документа).

Кассир после получения ведомости проверяет наличие разрешительной надписи, правильность заполнения всех реквизитов, и, если что-то не так, отдает ее на переоформление.

В случае если форма ведомости не вмещает всех получателей, к ней делают вставной лист с таблицей, над которой печатают текст «Вставний аркуш до відомості № ___».

После последней записи на каждой странице ведомости в ней должна быть незаполненная строка для указания общей суммы выплат лицам, отмеченным на данной странице.

Пример заполнения ведомости см. в образце 3.

В следующем номере нашего издания мы расскажем об оформлении Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, Книги учета выданных и принятых старшим кассиром наличных, Кассовой книги.

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»