(комментарий к определению Харьковского апелляционного административного суда от 11.05.2017 г. по делу № 818/1740/16)

Суть дела. Работник предприятия, вернувшись из командировки, предоставил авансовый отчет и приобщил к нему фискальный чек и счет, подтверждающие стоимость проживания в отеле. В ходе выездной плановой проверки некоторые подтверждающие документы у контролеров вызвали сомнения, а именно: фискальный чек, в котором отсутствуют указания об использовании платежной карточки, хотя работник рассчитался с услугами отеля в безналичной форме.

По мнению контролеров, признание расходов по чеку невозможно, поскольку такой чек не соответствует требованиям к его заполнению и не является подтверждением уплаты средств. Кроме этого, возникли некоторые вопросы по поводу имеющихся копий квитанций, аргументируя это тем, что нормативными актами, которыми урегулирован порядок обращения наличности и оформления отчетов об использовании денежных средств, не предусмотрена возможность подтверждения данных расходов копиями платежных документов. В результате вынесены налоговые уведомления-решения, которыми доначислена сумма НДФЛ и применены штрафы.

Позиция суда. Несмотря на то что чек не содержит указание об использовании карты, он содержит в себе другие необходимые реквизиты, позволяющие идентифицировать лицо, которым произведена оплата, и в каком размере, а также получателя, дату операции. К тому же вместе с отчетом предоставлен счет отеля, который дает возможность определить характер правоотношений.

Отсюда, по мнению суда, наличие отдельного недостатка в чеке не говорит о его недействительности, поэтому он вполне может подтвердить расходы в командировке. Вместе с тем в части признания расходов по копиям квитанций суд поддержал позицию налоговиков — действующее законодательство предусматривает признание расходов по оригиналам документов, а не по их копиям.

Комментарий редакции. Начнем с положительной для предприятия части комментируемого решения. Как нам известно, работник, получивший денежные средства на командировку или под отчет, должен в установленный срок по окончании командировки, для которой получены денежные средства, подать авансовый отчет. Расходы должны быть подтверждены надлежащим образом составленными расчетными документами. Если подтверждающих документов нет или отчет не предоставлен, то понесенные расходы попадают в налогооблагаемый доход.

Напомним

Расчетный документ — документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) денежных средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом о РРО , и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную (пп. 1.2 Положения № 637 ).

 Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.

 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

По содержанию комментируемого постановления работник добавил к авансовому отчету чек подтверждающий проживание в гостинице. Расчет был проведен через РРО, но в чеке не оказалось одного из обязательных реквизитов, а именно «обозначения формы оплаты (наличными, электронным платежным средством, в кредит и т.д.) и сумму средств по этой форме оплаты» (п. 2 р. II Положения № 13 )

  Положение о форме и содержании расчетных документов, утвержденное приказом Минфина от 21.01.2016 г. № 13.

На заметку

Не печатать строку 7, в которой обозначают форму оплаты, разрешается, если оплата осуществлена только наличными (п. 4 р. II Положения № 13).

В случае применения при расчетах электронного платежного средства (платежной карты) платежного терминала, соединенного или объединенного с РРО, кассовый чек должен дополнительно содержать и другие обязательные реквизиты, среди которых, в частности, реквизиты электронного платежного средства (платежной карты) (допустимые правилами безопасности платежной системы), перед которыми напечатаны большие буквы «ЕПЗ» (п. 6 р. II Положения № 13).

Похожие требования предусмотрены и в п. 7 р. VII Положения о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденного постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 г. № 705, в котором указывают обязательные реквизиты документов по операциям с использованием электронных платежных средств. Также об аналогичных обязательных реквизитах речь идет в п. 1.19 р. IV Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденной постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 г. № 174.

Следовательно, как видим, требование об указании в расчетных документах данных, идентифицирующих безналичный расчет с использованием платежной карты, указано как обязательное во многих нормативных документах. ГФС в письме от 02.06.2016 г. № 12039/6/99-99-22-07-03-15 отмечала: в кассовом чеке обязательно должно быть указано, что оплата перевода средств осуществлена с использованием электронного платежного средства (платежной карты).

А поскольку при этом взаиморасположение надписей и данных на поле расчетного документа носит рекомендательный характер, то взаимное расположение строк с соответствующими реквизитами кассового чека определено производителем кассовой техники. Посему производители кассовой техники обязаны доработать РРО пользователей, находящихся в эксплуатации, с целью выполнения ими требований действующих нормативно-правовых актов.

В итоге — замечания налоговиков к фискальному чеку без всех его обязательных реквизитов вполне оправданы.

Впрочем, суд занял сторону налогоплательщика, мотивируя это тем, что чек содержит все необходимые реквизиты, позволяющие установить:

  • лицо кассира;
  • размер оплаты;
  • получателя средств;
  • дату операции.

Следовательно, суд сделал вывод, что отдельный недостаток фискального чеке не приводит к его недействительности.

Дополнительным убедительным аргументом для суда оказался прилагаемый к авансовому отчету счет гостиницы, который, по словам суда, позволяет установить характер правоотношений.

Стоит напомнить: именно гостиничный счет упомянут в пп. 170.9.1 НКУ как подтверждающий документ, удостоверяющий понесенные расходы в командировке. Однако сам по себе счет не является расчетным документом. Как раз поэтому к нему добавлен фискальный чек об оплате счета на проживание в гостинице.

Вероятнее всего, в этом деле контролеры будут искать свою правду в кассационной инстанции, ссылаясь на п. 3 р. 1 Положения № 13, согласно которому, если в документе отсутствует хотя бы один обязательный реквизит, то его нельзя принимать как расчетный.

Судебная практика показывает, что в подобных делах суды могут принимать сторону налогоплательщика до тех пор, пока оно не попадет уже на рассмотрение Верховного Суда. Например, ВСУ поддержал ГНИ, которая приравняла отсутствие определенных реквизитов в расчетных документах к их нераспечатыванию, и, как следствие, применение штрафа к предприятию признано правомерным (см. постановление от 19.09.2011 г. № 21-107а11). Тождественные выводы суды сделали и в постановлении от 04.07.2011 г. № 21-111А11. Поэтому налогоплательщики должны с повышенным вниманием относиться к фискальным чекам, у которых нет всех обязательных реквизитов.

Помните

Документы, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты подают в оригинале (п. 17 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной Минфином от 13.03.1998 г. № 59). И хотя указанная Инструкция обязательна для бюджетной сферы, однако налоговики часто вспоминают ее нормы и в разъяснениях для хозрасчетных предприятий.

Это же некоторым образом касается и средств, расходованных под отчет. Так, работник приобщил к отчету счет на оплату государственного номерного знака и свидетельства о регистрации, а также копии двух квитанций. Налоговиков не устроило то, что расходы подтверждались копиями. Суд согласился с контроллерами в этом вопросе. А все потому, что нормы Закона о РРО, Положения № 637 и Порядка № 841  не предусматривают возможности подтверждения данных расходов копиями платежных документов.

 Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Помните, что особое внимание при проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов уделяют наличию оригиналов подтверждающих документов (п. 7.39 Положения № 637). Вместе с тем при проверке правильности оформления выдачи наличных денег под отчет как на командировку, так и на другие нужды устанавливают достоверность подтверждающих документов (п. 7.41 Положения № 637). А потому, если оригиналы документов заменяют копии, контролеры могут применить штраф на основании ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95.

Виталий СОТНИКОВ,

юрист
газеты «Интерактивная бухгалтерия»