Чаще всего с помощью бухгалтерской справки осуществляют исправления бухгалтерских ошибок, хотя это не единственный случай, когда в учете используют данный документ. Итак, выясним, когда нужно составлять бухгалтерскую справку и как правильно ее оформить

Бухгалтерская справка — документ, который носит универсальный характер. При этом бухсправка не всегда может быть первичным документом.

Прежде всего напомним: первичный документ — документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. Соответственно, хозяйственная операция — действие или событие, способствующее изменению в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия (ст. 1 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, далее — Закон № 996).

Таким образом, если бухсправку составляют для оформления хозяйственной операции (исправления ошибок или проведения всевозможных расчетов, обуславливающих изменения в структуре активов и обязательств и/или собственном капитале предприятия), при наличии всех обязательных реквизитов, указанных у ч. 2 ст. 9 Закона № 996, ее можно отнести к первичным документам.

Так, в частности, Минфин Украины в письме от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823, отмечает:

«…при обнаружении ошибки в учетных регистрах предусмотрено составление Бухгалтерской справки, которая будет основанием (первичным документом) для исправительной записи в соответствующем регистре бухгалтерского учета и Главной книги» (Прим. ред. — Выделено редакцией.).

В то же время бухгалтерские справки, составленные в случае закрытия операционных счетов учета доходов и расходов, не относятся к первичным документам, поскольку здесь не фиксируются сведения о хозоперации (операции, которая приводит к изменению в структуре активов и обязательств и/или в собственном капитале предприятия). В данной ситуации бухгалтерская справка носит исключительно информационный характер.

Форма бухгалтерской справки

Типовая форма бухсправки приведена в Методических рекомендациях по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. № 356. Данная форма достаточно простая (см. типовую форму здесь). Однако каждое предприятие вправе разработать и утвердить собственную форму бухгалтерской справки. Главное, чтобы при оформлении хозяйственной операции такой документ содержал все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далееПоложение № 88). На этом же настаивает и Минфин Украины в письме от 05.08.2014 г. № 31-11410-08/23-2303/2333.

Напомним

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88, первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название документа (формы);
  • дату составления;
  • название предприятия, от имени которого составлен документ;
  • содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
  • должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Когда составляют бухгалтерскую справку