Директор вместе с начальником отдела находился в командировке. Он оплачивал расходы в командировке из корпоративной карты, в частности, оплатил двухместный номер сразу за двоих за 3 суток в сумме 3150 грн. При этом начальнику отдела выдали на командировочные расходы аванс из кассы предприятия.
Как оплату проживания показывать в авансовых отчетах командированных?

ОТВЕТ: Сумму оплаты за проживание в гостинице во время командировки должно показать в авансовом отчете то лицо, которое произвело оплату с применением корпоративной платежной карты.

По возвращении из командировки директор должен предоставить авансовый отчет в сроки, определенные п. 170.9 НКУ. Поскольку директор во время командировки использовал корпоративную платежную карту, он должен составить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 до истечения третьего банковского дня по окончании командировки.

Если директор не получал наличных с карты, а рассчитывался ею исключительно в безналичной форме, авансовый отчет можно представить в течение 10 банковских дней (при наличии уважительных причин срок отчетности может быть продлен работодателем до 20 банковских дней).

Обратите внимание: обязательное условие для возмещения командировочных расходов — наличие оригиналов документов, подтверждающих данные расходы (см. письмо Миндоходов от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).

Поэтому если в гостиничном счете и расчетном документе указана стоимость двухместного номера (3150 грн), директор именно такую сумму должен включить в свой авансовый отчет.