Достаточно часто от бухгалтеров можно услышать следующие вопросы:

  • нужно ли начислять аванс в учетных регистрах?
  • как определить сумму аванса для выплаты?
  • можно ли его вообще не выплачивать?

Итак, разберемся, какие требования устанавливает трудовое законодательство и как избежать нарушений при определении размера аванса и расчета суммы к выплате

В первую очередь подчеркнем: ч. 1 ст. 115 КЗоТ предусматривает выплату зарплаты не реже двух раз в месяц через промежуток времени, не превышающий шестнадцати календарных дней, и не позднее семи дней по окончании периода, за который осуществляется выплата. Поэтому невыплата аванса (зарплаты за первую половину месяца) — это прямое нарушение трудового законодательства, за которое грозит админштраф в соответствии со ст. 41 КоАП. Подробнее о сроках выплаты аванса — в материале «В какие сроки выплачивать аванс и зарплату работникам» газеты № 143/2016.

Минимальный размер аванса: особенности определения

Размер зарплаты за первую половину месяца (аванса) определяют в коллективном договоре или нормативном акте работодателя, согласованном с выборным органом первичного профсоюза или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом (а при отсутствии таких органов — представителями, избранными и уполномоченными трудовым коллективом). Размер аванса не может быть меньше оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада) работника (ч. 3 ст. 115 КЗоТ, ч. 3 ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР, далееЗакон об оплате труда).

Первой половиной месяца считаются первые пятнадцать календарных дней месяца (см. письмо Минтруда от 09.12.2010 г. № 912/13/155-10). Итак, работнику должны выплатить аванс в сумме не менее фактически отработанных рабочих дней (часов) с 1 по 15 число текущего месяца, исходя из расчета тарифной ставки (должностного оклада).

Обратите внимание!

Дни отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам не считаются отработанным рабочим временем и не участвуют в расчете суммы аванса. Но дни командировки следует учитывать при расчете суммы аванса, ведь эти дни считаются отработанным рабочим временем.

Заметим: количество рабочих дней, которые отрабатывает работник в течение первой половины месяца, может отличаться в разных календарных месяцах, а значит, фактическая оплата за отработанное время будет разной. Так, например, для пятидневной рабочей недели в 2016 году в первой половине месяца было:

  • в январе (без переноса рабочих дней) — 9 р.дн. (из 19-ти), а если был перенос — 8 р.дн. из 19-ти;
  • в феврале — 11 р.дн. из 21-го;
  • в марте — 10 р.дн. из 22-х;
  • в апреле — 11 р.дн. из 21-го;
  • в мае — 7 р.дн. из 19-ти;
  • в июне (без переноса) — 11 р.дн. из 20-ти или из 19-ти, если был перенос;
  • в июле (без переноса) — 11 р.дн. из 21-го, а если был перенос — 12 р.дн. из 22-х;
  • в августе — 11 р.дн. из 22-ти;
  • в сентябре — 11 р.дн. из 22-х;
  • в октябре — 9 р.дн. из 20-ти;
  • в ноябре — 11р.дн. из 22-х;
  • в декабре — 11 р.дн. из 22-х.

Как видим, в некоторых месяцах (февраль, апрель, июнь, июль 2016 года) количество отработанных рабочих дней в течение первой половины месяца даже больше, чем во второй половине. Поэтому просто установить размер аванса в размере 50% тарифной ставки (должностного оклада) не получится. Как же прописать в колдоговоре или положении об оплате труда порядок определения размера аванса (зарплаты за первую половину месяца)?

Как определить размер аванса в колдоговоре

Прежде всего возникает вопрос: о каком минимальном размере говорится в ст. 115 КЗоТ — начисленном или выплаченном?

Поскольку зарплату начисляют на основании табеля учета рабочего времени за полный месяц, то сумму аванса выплачивают как межрасчетную выплату, то есть без начисления ее в регистрах бухучета. Следовательно, под минимальным размером аванса в ст. 115 КЗоТ подразумевают сумму к выплате. Однако при его выплате необходимо уплатить НДФЛ, ЕСВ и военный сбор. Поэтому нужно тщательно прописать в колдоговоре, как определять размер и механизм расчета суммы зарплаты за первую половину месяца (аванса).

Определяя механизм расчета суммы аванса в колдоговоре (другом документе работодателя), необходимо соблюдать следующие правила:

  • законодательство устанавливает минимальный размер аванса, но его можно определить и в большем размере;
  • при исчислении минимальной суммы аванса не учитывают премии, доплаты, надбавки, компенсационные и поощрительные выплаты;
  • если работникам установлены постоянные надбавки и доплаты, то размер аванса можно установить в процентах к должностному окладу (тарифной ставке) с учетом этих постоянных надбавок и доплат;
  • для работников со сдельной оплатой труда Минтруда советует проводить исчисление исходя со сдельной расценки и выработки (на основании) выполнения сдельного наряда в течение первой половины месяца (см. письмо от 22.11.2010 г. № 964/13/84-10).

Варианты определения размера аванса

Если проанализировать сложившуюся практику, в колдоговоре (другом локальном документе предприятия) можно встретить следующие варианты расчета суммы аванса:

Вариант 1. Размер аванса исчисляют расчетным путем в зависимости от должностного оклада (тарифной ставки) и количества отработанных рабочих дней в течение первой половины месяца (с округлением в большую сторону до 10 или 100 грн).

При этом удержания из заработной платы (НДФЛ и военный сбор) уплачиваются общими суммами, которые исчисляют, используя повышающий коэффициент. Как определить суммы НДФЛ, военного сбора и ЕСВ, которые предстоит перечислить при выплате аванса, мы рассказывали в материале «Выплата аванса и зарплаты: бухучет и налогообложение» газеты № 34/2016.

Пример 1

Должностной оклад работника установлен в размере 8000 грн. Согласно условиям колдоговора, сумму аванса для выплаты рассчитывают в зависимости от фактически отработанного времени (с округлением до 10 грн). С 1 по 5 августа 2016 года работник находился в отпуске, поэтому за первую половину августа он отработал 6 р.дн.

Размер аванса в августе 2016 года составит: (8000,00 грн : 22 р.дн.) х 6 р.дн. = 2181,82 грн, с округлением в большую сторону — 2190 грн, что соответствует требованиям ст. 115 КЗоТ.

Учитывая то что это минимальная сумма аванса для выплаты, следует принять во внимание, что при выплате нужно удержать НДФЛ (18%) и военный сбор (1,5%), а также начислить ЕСВ в размере 22%.

Поэтому сначала необходимо определить базу налогообложения с учетом повышающего коэффициента: 2190 грн х (100% : (100% - (18% + 1,5%)) = 2720,50 грн. А далее — рассчитать:

  • сумму НДФЛ: 2720,50 грн х 18% = 489,69 грн;
  • сумму военного сбора: 2720,50 грн х 1,5% = 40,81 грн;
  • сумму ЕСВ: 2720,50 грн х 22% = 598,51 грн.

Заметим: мы показали, как определить суммы налогов и ЕСВ при выплате аванса для одного работника, но зачастую такие расчеты осуществляют исходя из общей суммы аванса, причитающейся к выплате всем работникам.

Вариант 2. Размер аванса исчисляют расчетно в зависимости от должностного оклада с учетом постоянных надбавок (доплат) и количества отработанных рабочих дней (с округлением в большую сторону до 10 или 100 грн).

Пример 2

Должностной оклад работника установлен в размере 7000 грн. Согласно условиям колдоговора, сумму аванса для выплаты рассчитывают в зависимости от должностного оклада (с учетом надбавки за выслугу лет) фактически отработанного времени (с округлением до 100 грн). Работнику установлена надбавка за выслугу лет в размере 30% должностного оклада. За первую половину августа он отработал 4 р.дн, а с 1 по 9 августа 2016 года он болел.

Размер аванса в августе 2016 года: [(7000,00 грн + (7000,00 грн х 30%)): 22 р.дн.] х 4 р.дн. = 1654,55 грн, с округлением — 1700 грн. Суммы НДФЛ, ЕСВ и военного сбора, которые необходимо уплатить при выплате аванса, определяем так же, как и в примере 1.

Вариант 3. Размер аванса определяют в процентах к должностному окладу (без учета фактически отработанного времени), а удержания из заработной платы уплачиваются общей суммой, которую исчисляют с применением коэффициента.

Пример 3

Должностной оклад работника установлен в размере 6500 грн. Согласно колдоговору, размер выплаты аванса составляет 60% должностного оклада (с округлением до 10 грн). В первой половине августа 2016 года работник отработал 11 р.дн. из 22-х.

Размер аванса в августе 2016 года составит:

6500 грн х 60% = 3900 грн.

В данном случае сумма аванса даже больше минимального размера аванса, установленного ч. 3 ст. 115 КЗоТ, который в этой ситуации составляет:

6500 грн : 22 р.дн. х 11 р.дн. = 3250 грн.

Суммы НДФЛ, ЕСВ и военного сбора, которые необходимо уплатить при выплате аванса, определяем так же, как и в примере 1.

Заметим: этот вариант на практике используется достаточно часто. Но, как видим, он не предусматривает привязки к отработанному рабочему времени, хотя и размер выплаты аванса даже больше, чем того требует ст. 115 КЗоТ. Однако если работник отработал не все рабочие дни в первой половине месяца (из-за болезни или отпуска), то за ним может остаться долг на конец месяца.

Вариант 4. Размер аванса определяют в процентах к должностному окладу с учетом постоянных надбавок и доплат.

В этом случае, если размер постоянных выплат (надбавок, доплат) — не менее 20% должностного оклада, то размер выплаты аванса можно определить, например, 55–60%, а выплачивать сумму аванса после вычета сумм НДФЛ и военного сбора.

Пример 4

Должностной оклад работника установлен в размере 6000 грн. Согласно колдоговору, размер выплаты аванса составляет 55% должностного оклада с учетом надбавки за интенсивность (с округлением до 10 грн). Работнику установлена надбавка за интенсивность в размере 20% должностного оклада, в первой половине августа он отработал 11 р.дн. из 22-х.

Размер аванса в августе 2016 года составит:

((6000 грн + (6000 грн х 20%)) х 55% = 3960,00 грн.

Так, во время выплаты аванса нужно перечислить: НДФЛ — в сумме 712,80 грн (3960 грн х 18%), военный сбор — 59,40 грн (3960 грн х 1,5%), ЕСВ — 871,20 грн (3960 грн х 22%). Тогда к выплате подлежит сумма аванса: 3960,00 грн - 712,80 грн - 59,40 грн = 3187,80 грн. А минимальный размер аванса в данном случае согласно требованиям ч. 3 ст. 115 КЗоТ составляет:

6000 грн: 22 р.дн. х 11 р.дн. = 3000 грн.

Следовательно, в этом случае, если в колдоговоре предусмотреть, что выплачивается сумма аванса после осуществления удержаний, требования ст. 115 КЗоТ относительно размера аванса будут соблюдены.

Основания для расчета суммы аванса

Минимальный размер аванса зависит от должностного оклада (тарифной ставки) и фактически отработанного времени. Поэтому вполне логично, что бухгалтеру нужна информация об отработанном работниками времени, чтобы рассчитать сумму аванса для примеров, приведенных в вариантах 1 и 2.

На практике для расчета суммы аванса ответственные за ведение Табеля учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5) работники предоставляют его в бухгалтерию за первую половину месяца. Но зачастую возникает вопрос: каким нормативным документом предусмотрено предоставление табеля и в какие сроки его нужно подавать в бухгалтерию?

Напомним: руководитель предприятия должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета и обеспечения правомерных требований бухгалтера относительно соблюдения порядка оформления и предоставления в учет первичных документов (ч. 6 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV). Для этого руководитель предприятия должен утвердить правила и график документооборота, в котором определить также обязательность и сроки предоставления в бухгалтерию табеля учета рабочего времени за первую половину месяца и за полный месяц.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт