С 1 октября 2019 года монеты номиналами 1, 2 и 5 копеек (далее — мелкие копейки) прекратили быть средствами платежа при расчетах наличными. В свою очередь, монеты номиналом 25 копеек будут находиться в обращении до принятия отдельного решения Правления НБУ об их изъятии. Это предусматривает п. 2 постановления Правления НБУ от 20.06.2019 г. № 82 (далееПостановление № 82). При этом об изъятии из обращения монет 10 и 50 копеек пока что речь не идет.

Таким образом, с 01.10.2019 рассчитываться наличными можно монетами 10, 25, 50 копеек.

Однако бухгалтеры столкнулись с проблемой, как выплачивать зарплату и выплаты за счет Фонда соцстраха, если сумма «к выплате» в мелких копейках, которые уже невозможно выдать?

Попробуем разобраться в этом и предоставить несколько советов. Ведь единственного правильного варианта выплаты зарплаты наличными в копейках на сегодняшний день нет, пока наш законодатель не внесет соответствующие изменения в законодательство.

Прежде всего напомним несколько важных нюансов.

1. Зарплату разрешается выплачивать в денежных знаках, имеющих законное обращение на территории Украины (ч. 1 ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР, далее Закон об оплате труда). Именно поэтому выдавать работнику мелкие копейки при выплате зарплаты нельзя.

2. Выплата заплати не в полном объеме — нарушение законодательства о труде, за которое следует штраф в трехкратном размере минимальной зарплаты (в 2019 году — 12519 грн) (абз. 3 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). А значит, даже недоплату работнику зарплаты в размере мелких копеек инспекторы труда могут расценить как указанное нарушение.

3. Только с личного письменного согласия работника выплачивать зарплату можно через учреждения банков (ч. 5 ст. 24 Закона об оплате труда). Поэтому если работник не желает получать зарплату в безналичной форме на свой банковский счет, то вынудить его это сделать нельзя, а придется выплачивать наличкой из кассы предприятия. И здесь уже не обойтись без учета невозможности выдавать мелкие копейки.

4. Пункт 4 постановления НБУ от 15.03.2018 г. № 22 (далее — Постановление № 22) и п. 6 Постановления № 82 указывают на то, что при отсутствии монет мелких номиналов необходимо делать округления общих в чеке сумм расчетов наличностью за товары (работы, услуги) и общих сумм расчетов в акте о выдаче средств или другом документе, оформляемом при возврате денежных средств в случае возврата товара. Поэтому никаких округлений при выплате зарплаты ни указанные постановления НБУ, ни законодательство о труде не предусматривает.

5. Банки Украины при изъятии из наличного обращения монет мелких номиналов вправе округлять суммы кассовых операций по каждому кассовому документу (п. 51 Постановления № 22). Следовательно, в денежных чеках и заявках на выдачу наличных будут уже округленные суммы, кратные 10 копейкам, а это значит, что предприятию придется именно такими выданными купюрами гривни и монетами выдавать зарплату работникам.

6. Юридические и физические лица при безналичных расчетах округлений не делают (п. 6 Постановления № 22). Это и неудивительно, ведь здесь нет проблем с неплатежностью монет, поскольку безналичные суммы могут быть с любыми копейками.

7. Зачастую мелкие копейки в сумме начисленной зарплаты к выплате возникают в случаях: не полностью отработанного месяца; начисления выплат, осуществляемых со среднего заработка (отпускные, больничные и т.д.); начисления индексации.

Итак, каковы варианты выхода из ситуации?

Выплата зарплаты на карточку

В случае если работодатель имеет зарплатный проект в обслуживающем банке, а работники не против получения зарплаты на карточные счета (есть заявления от них), тогда никаких проблем с мелкими суммами не возникает. Продолжаем выплачивать зарплату в безналичной форме, и не будет никаких лишних хлопот. Об оформлении отношений с банком в рамках зарплатного проекта мы рассказывали в статье «Зарплатный проект: готовим документы и осуществляем выплаты работникам».

Если же отдельные работники отказались участвовать в зарплатном проекте, то можно еще раз к ним обратиться, чтобы они согласились получать зарплату на платежную карту, которую они имеют в другом банке, нежели тот, который обслуживает предприятие

Безусловно, идея с перечислением на платежную карту банка вряд ли найдет поддержку среди работников в сельской местности, где отсутствуют учреждения банка и банкоматы. В таком случае можно прибегнуть еще к одному безналичному для предприятия варианту — почтовый перевод на указанный работником счет (адрес), конечно, предварительно получив заявление от работника. В свою очередь, проблему с выдачей мелких копеек вы переложите на почтовое отделение. Последние сталкиваются с проблемой с мелкими копейками, когда выплачивать пенсионные выплаты в октябре.

Однако безналичный вариант возлагает на предприятие обязанность по уплате комиссий за переводы средств.

В какой сумме платить зарплату наличными

Во-первых, начисляют все зарплатные выплаты в обычном порядке в грн с коп. И никаких округлений не применяют. Для этого нет нормативных оснований. Поэтому в расчетной ведомости все составляющие зарплаты, а также суммы начисленного ЕСВ, удержанных НДФЛ, военного сбора и суммы «к выплате» исчисляют, как и ранее — в грн с копейками, полученными в результате подсчета. Следовательно, если работнику начислены к выплате 8452,27 грн, то так в расчетной ведомости и оставляйте, а не округляйте данную сумму, не вводите в ней дополнительные графы для округленных сумм или сумм остатка в копейках.

Во-вторых, выдают наличные из кассы (в т.ч. зарплаты) по расходным кассовым ордерам типовой формы № КО-2 (далее — РКО) или по Ведомостям на выплату наличных (далее — расходная ведомость), формы которых приведены в Положении о ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее Положение № 148).

В таких документах сумма, которая выплачена и которую получит работник на руки, должна соответствовать правилам наличного обращения, устанавливаемого НБУ. Ведь согласно п. 25 Положению № 148 кассиры (лица, исполняющие их функции) при работе с наличными руководствуются правилами определения платежности банкнот и монет НБУ. Поэтому они не могут выдавать мелкие копейки, а значит — и суммы в кассовых документах должны быть в грн и коп., которые еще остаются платежными средствами (10, 25 и 50 коп.).

Это же касается и банковских учреждений, ведь они по чекам будут выдавать предприятиям наличные для выплаты зарплаты именно суммы с учетом кратности до 10 коп. (п. 51 Постановления № 22).

Учитывая, что каждый работник лично расписывается о получении именно своей суммы зарплаты в расходной ведомости или РКО, то в ней суммы должны быть кратны купюрам и монетам, которые еще находятся в обращении. Ведь указать в расходной ведомости вы можете ту сумму, которую фактически выплатите. То есть суммы могут заканчиваться не только на 10 коп., но и на 5 коп.

Ведь вполне возможно выдать и 5552,05 коп., если выдать номиналами: купюрами 5551 грн и монетами (50 коп. + 25 коп. + 10 коп. + 10 коп. + 10 коп.). Конечно, таких комбинаций может быть много. Но выдавать суммы, заканчивающиеся на 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9 коп., уже не удастся.

Следовательно, в таком случае суммы в расчетной ведомости, где вы проводите начисления зарплаты и посчитали сумму «к выплате», могут отличаться от тех сумм, которые будут указаны для выплаты в кассовых документах, на те мелкие копейки, которые нет возможности выдать путем изъятия НБУ из обращения мелких монет.

В результате придется выдать работнику зарплату на несколько копеек больше или меньше суммы, указанной в расчетной ведомости «к выплате».

На сегодняшний день данный вариант решения проблемы является наиболее приемлемым, и именно он приведен НБУ на своей странице в сети «Фейсбук» в ответ на вопрос: каков порядок будет с выплатой зарплаты наличными, если, например, выплате подлежит сумма 5555,51 грн или 5555,57 грн?

Основные тезисы ответа:

1. После 01.10.2019 при выплате зарплаты из кассы указывать в РКО или расходной ведомости суммы выплат в суммах, кратных 10 копейкам.

2. Рекомендуется применять практику начисления сумм заработной платы с учетом доли в копейках как кредиторской/дебиторской задолженности, переходящей на следующий месяц, что не приводит к необходимости в округлении начисленных сумм.

Разница в несколько копеек осядет прежде всего на кредитовом или дебетовом сальдо счета 661. По счету 301 «Наличность в национальной валюте» получите от банка сумму, кратную 10 коп., да и сами выплатите по своим кассовым документам эту же сумму наличности.

По этому поводу у бухгалтеров сразу же возникает ряд вопросов, как с такими расхождениями действовать далее и какие последствия будут в ходе проверок.

Ситуация 1

Если работнику нужно выплатить зарплату согласно расчетной ведомости в сумме 4782,62 грн, а фактически выплатило 4782,60 грн. Расценят ли это инспекторы труда как неполную выплату зарплаты?

Да, этот случай попадает под применение штрафной санкции с ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Но есть ли вина в этом работодателя? Нет. Поскольку, предположим, другой наличности в кассе нет, а вы оприходовали в кассу от банка именно сумму, кратную 10 коп., т.е. 4782,60 грн, ведь иначе банк вам не выдаст средств. Тогда как вам выдать этих 2 коп. при желании заплатить работнику в полном объеме? Получается, что, следуя требованиям законодательства о наличном обращении, вы не можете соблюсти законодательство о труде. Конечно, если у вас на момент выплаты зарплаты в кассе была наличка, в т.ч. и монеты, то можете выплатить работнику на несколько копеек больше, т.е. 4782,65 грн или 4782,70 грн. Тогда вы избежите нарушений в неполной выплате зарплаты, однако получите «головную боль» в виде дополнительно выплаченного дохода работнику с налоговыми последствиями.

Обратите внимание!

При наличии нарушений требований законодательства о труде, зафиксированных актом, после рассмотрения замечаний к нему (в случае их поступления) инспектор труда проводит анализ материалов, по результатам которого вносит предписание. Если оно исполнено в установленный в нем срок, тогда объект посещения к ответственности не привлекают. Соответствующий алгоритм для инспекторов труда указан в п. 27 Порядка осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденного постановлением КМУ от 21.08.2019 г. № 823.

Следовательно, если вам инкриминируют недоплату нескольких копеек зарплаты работникам, то у вас будет возможность «высказаться» в письменной форме и одновременно «поинтересоваться» у инспектора труда, как исполнить его предписание во избежание штрафа.

Ситуация 2

Работнику за сентябрь начислили зарплату в сумме 5728,37 грн, однако выплатили в октябре 5728,40 грн. Можно ли излишне выплаченные 3 коп. удержать из заработка за октябрь, если будут начислены «к выплате» 5123,73 грн? То есть за октябрь выплатить заработок в сумме 5123,70 грн.

Удерживать излишне выплаченные копейки оснований нет. Работодатель не может в данном случае руководствоваться ст. 127 КЗоТ. В ней не предусмотрена такая возможность, т.к. мелкие копейки получили в результате правильных исчислений, а не из-за счетных ошибок.

Поэтому можно только дождаться, пока эти излишне выплаченные копейки достигнут 10 коп., и работник вернет их в кассу добровольно.

Ситуация 3

Общая сумма начисленной зарплаты «к выплате» по расчетной ведомости составляет 55609,36 грн, а сумма начисленного ЕСВ (22%) — 12234,06 грн. Однако по чеку в банке получаем округленную сумму — 55609,40 грн. Но от данной суммы ЕСВ (22%) будет равен 12234,07 грн, что на 1 коп. больше. Значит ли это, что банк при контроле уплаты ЕСВ в размере 22% может требовать уплачивать ЕСВ на 1 коп. больше?

Банкам следует контролировать уплату ЕСВ в сумме, которая должна составлять не менее 1/5 суммы средств для выплаты зарплаты. Об этом отмечалось в материале «Контроль банками оплаты ЕСВ при выплате зарплаты». Поэтому не стоит волноваться, что сумма ЕСВ будет на 1 коп. меньше 22% средств для выплаты зарплаты, поскольку банки отслеживают, чтобы сумма была не менее 20% (1/5), а не ровно 22%.

Ситуация 4

Работник увольняется, и сумма начисленной зарплаты и компенсации за неиспользованные дни ежегодных отпусков составляет 9807,12 грн. Как произвести окончательный расчет с работником, если можем выдать ему 9807,10 грн или 9807,15 грн.

При увольнении работнику выплачивают все суммы, причитающиеся ему от работодателя в день увольнения. Если же работник в день увольнения не работал, то указанные суммы выплачивают не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, надо письменно уведомить работника перед выплатой указанных сумм. Таковы предписания ст. 116 КЗоТ. Если этого не сделать (например, округлить сумму в меньшую сторону), то срабатывает ст. 117 КЗоТ, и работник сможет рассчитывать на средний заработок за весь период задержки расчета при увольнении.

Поэтому придется выплатить всю причитающуюся работнику сумму до копейки. Если сумма будет в мелких копейках, то придется переплатить лишние копейки, чтобы сумма была кратна 5 или 10 коп., т.е. имеющимся в обращении монетам (10, 25, 50 коп.). К примеру, при окончательном расчете в размере 7250,57 грн выплатить 7250,60 грн.

Можно ли выплатить зарплату в сумме целых гривен из кассы наличными, а остаток в копейках на личную платежную карточку работника?

По заявлению работника данный вариант возможен, ведь трудовое законодательство не ограничивает работодателя в этом. Однако учитывайте следующий момент: чтобы эти копейки считались выплатой именно зарплаты, в платежке в реквизите «Призначення платежу» стоит об этом указать, как и период, за который выплачивается сумма. Но тогда банк возьмет на контроль уплату ЕСВ и НДФЛ при подаче такой платежки, и придется подавать в банк документальное подтверждение, что ЕСВ и НДФЛ уже уплачены во время получения наличных для выплаты зарплаты.

Как быть с заполнением ф. № 1 ДФ и отчета по ЕСВ, когда в расчетных ведомостях суммы зарплаты — с мелкими копейками, а в ведомостях на выплату — нет?

Отчет по ЕСВ формируют на основании бухгалтерских и других документов, согласно которым осуществляют начисление (исчисление) или которые подтверждают начисление (исчисление) выплат (дохода), на которые начисляют ЕСВ (п. 1 р. IV Порядка № 435). Это же касается и ф. № 1ДФ, ведь начисленный доход отражают полностью, без вычета НДФЛ и военного сбора (п. 3.2 Порядка № 4).

Сумма начисленной зарплаты отражается в расчетной ведомости, на основе которой проводят расчет НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. В ней все суммы будут без каких-либо округлений и с мелкими копейками, если они получены в результате подсчетов. Именно эти данные и попадут в ф. № 1ДФ и отчет по ЕСВ. Поэтому, по сути, ничего не изменилось при заполнении ф. № 1 ДФ и отчета по ЕСВ. Единственное что — возникает вопрос: какой статус будут иметь мелкие копейки, излишне выплаченные работнику, ведь они не являются зарплатой? Сегодня данный вопрос остается открытым и надеемся, что в течение месяца он решится.

Обратите внимание!

Требования НКУ не предусматривают уплату налогов и обязательных платежей в меньших суммах, чем определено законодательством. Банки от налогоплательщиков принимают наличными сумму, которая позволит полностью уплатить налог (см. письмо НБУ от 26.09.2019 г. № 50-0006/50073).

Выплата больничных и декретных наличными

Суммы начисленных больничных и декретных попадут на отдельный счет банка, с которого выплачивают застрахованному лицу и уплачивают налоги.

С данного спецсчета налоги уплатим в безналичной форме в суммах, которые могут содержать и мелкие копейки. Однако тогда может произойти ситуация, что банк выдаст по чеку наличные (средства, поступившие от Фонда соцстраха) в округленной в меньшую сторону сумме. Работодатель, в свою очередь, не сможет выдать другую сумму, нежели ту, которую получил от банка со спецсчета.

Выплатив округленную в большую сторону сумму, будет иметь место тот факт, что пару копеек уплачено за свой счет предприятия, а не за счет средств Фонда соцстраха.

Если же снимем наличными со спецсчета округленную в большую сторону сумму, тогда придется несколько копеек налогов уплатить за свой счет, а не со спецсчета.

Вот такая получается дилемма.

Владимир ПОЛЕВОЙ,

консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения