Наш главный бухгалтер собирается уйти в очередной ежегодный отпуск на 24 к.дн. На предприятии работает еще один бухгалтер, на которого руководитель намерен на период отсутствия главбуха временно возложить исполнение его обязанностей, в частности, подписывать налоговую отчетность, банковские документы и пр. Объясните, пожалуйста, как правильно это оформить, необходимо ли уведомлять налоговую?

ОТВЕТ: Для того чтобы исполнение обязанностей временно отсутствующего главбуха поручить другому работнику, следует издать соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия, сделать временную карточку с образцом подписи соответствующего работника для банка, а также уведомить контролеров. Далее — подробнее.

Как поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника

На случай временного отсутствия работника (в период болезни, отпуска, командировки и т.д.) известны две возможные формы организации труда:

1) временное заместительство (замещение);

2) исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Работник, замещающий временно отсутствующего работника, освобождается от исполнения обязанностей по основному месту работы. В частности, ему доплачивают разницу между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (п. 1 разъяснения Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.1965 г. № 30/39).

Работник, исполняющий обязанности отсутствующего работника, не освобождается от своей основной работы. Такому работнику осуществляют доплату, размер которой определяется в приказе по предприятию о поручении работнику исполнять обязанности временно отсутствующего работника (с учетом положений коллективного договора) (см. ст. 105 КЗоТ, п. 1 Инструкции № 53-ВЛ , письмо Минтруда от 02.12.2005 г. № 9942/0/14-05/018-17).

 Инструкция по применению постановления Совета Министров СССР от 4 декабря 1981 г. № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 14.05.1982 г. № 53-ВЛ, разработанная Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам, Минфином СССР, Секретариатом ВЦСПС (далееИнструкция № 53-ВЛ).

Правда, в письме от 21.07.2011 г. № 590/13/84-11 Минсоцполитики подчеркивает:

«Исполнение служебных обязанностей по более ответственной должности временно отсутствующего работника, когда это связано с распорядительными функциями, работником, работающим на том же предприятии, в учреждении, организации, — является временным заместительством».

Следовательно, исполнение рядовым бухгалтером обязанностей главного как руководителя отдела (т.е. по более ответственной должности) необходимо оформлять именно как временное заместительство (замещение). Но при этом возникает вопрос: кто будет исполнять обязанности рядового бухгалтера, ведь на период заместительства он освобождается от их исполнения?

Принимать на работу дополнительную штатную единицу по срочному трудовому договору также не выход. Мы, считаем, что в таком случае возможны обе формы организации труда. В конце концов, действующее законодательство никаких ограничений по этому поводу не устанавливает. Нет в нем и норм, которые бы обязывали исполнение обязанностей отсутствующего работника по более ответственной должности оформлять только как временное заместительство.

Таким образом, если вы захотите, то вправе выбрать такую форму организации труда, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Документальное оформление

Исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера возлагается на другого работника на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. Изданию такого приказа может предшествовать представление (ходатайство, докладная или служебная записка) главного бухгалтера с указанием предлагаемой кандидатуры на данную должность.

Выбирая среди работников лицо, которое в дальнейшем будет исполнять обязанности главбуха, необходимо учесть уровень знаний и профессиональной подготовки данного лица. Кроме того, накануне отпуска главбуха советуем оформить акт приема-передачи дел от главбуха к бухгалтеру, который будет исполнять его функции, и обязательно ознакомить последнего с должностными обязанностями главбуха.

В целом исполнение обязанностей временно отсутствующего работника допускается только с согласия работника. Исключением является ситуация, когда прямо в должностной инструкции предусмотрено исполнение обязанностей другого работника на период его отсутствия. В такой ситуации данные обязанности относятся к трудовой функции работника и исполняются без издания отдельного приказа и без доплаты (соответствующее разъяснение размещено на официальном веб-сайте Управления Гоструда в Кировоградской области (далее — Разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области)).

Работник дает свое согласие на исполнение обязанностей главбуха путем проставления отметки о согласии в проекте приказа руководителя или, скажем, путем написания заявления (см. образец 1). Затем руководитель предприятия издает соответствующий приказ (см. образец 2).

Образец 1

                                                                                                                      Директору ТОВ «Ідилія»

                                                                                                                      Оніщуку С. І.

                                                                                                                      Олексієнко Тамари Дмитрівни,

                                                                                                                      бухгалтера

 

Заява

Не заперечую проти доручення мені виконання обов’язків відсутнього головного бухгалтера, Купчик Тетяни Костянтинівни, на період її перебування у щорічній відпустці.

08.08.2019 р.                                                                                                                           Олексієнко

Образец 2

ТОВ «Ідилія»

НАКАЗ

09.08.2019 р.                                                                м. Київ                                              № 10/2017-к

Про виконання обов’язків тимчасово

відсутнього головного бухгалтера Олексієнко Т. Д.

НАКАЗУЮ:

1. Покласти на ОЛЕКСІЄНКО Тамару Дмитрівну, бухгалтера, за її згодою, виконання обов’язків головного бухгалтера, Купчик Т.К., на період перебування її у щорічній відпустці з 12 серпня 2019 року по 05 вересня 2019 року з доплатою 50% від посадового окладу головного бухгалтера.

3. Інспектору з праці Скороход О. В. ознайомити Олексієнко Т. Д. із посадовими обов’язками головного бухгалтера.

Підстава:            1. Заява Олексієнко Т.Д. від 08.08.2019 р.

                              2. Службова записка головного бухгалтера Купчик Т.К. від 07.08.2019 р.

Директор                                                       Оніщук                                              С.І. Оніщук

З наказом ознайомлені:                              Олексієнко                        Т. Д. Олексієнко (09.08.2019 р.)

                                                                          Купчик                               Т. К. Купчик (09.08.2019 р.)

                                                                          Скороход                          О. В. Скороход (09.08.2019 р.)

Кстати, в приказе (в приложении к нему) можно определить перечень функций, которые временно должен исполнять работник. Ведь последнему не обязательно (а зачастую и невозможно) поручать все без исключения обязанности главного бухгалтера.

Может ли руководитель принять решение о возложении на работника дополнительных обязанностей в одностороннем порядке?

Данные действия, на наш взгляд, следует рассматривать как изменение существенных условий труда. Ввиду этого работника необходимо предупредить о предстоящих изменениях не менее чем за 2 месяца (ст. 32 КЗоТ). С этой целью, например, можно заранее оформить проект приказа о возложении обязанностей главбуха, ознакомив с ним работника под подпись.

Затем, по истечении 2 месяцев (или более длительного срока), издают приказ, согласно которому непосредственно возлагают на работника дополнительные обязанности.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в табеле учета использования рабочего времени не отражается, поскольку осуществляется в течение рабочего времени наряду с исполнением обязанностей по основной должности. Записи об исполнении данных обязанностей в трудовую книжку и личную карточку № П-2 также не вносятся. Исполнение обязанностей другим работником прекращается в день выхода на работу работника, обязанности которого исполнялись. Отдельный приказ о прекращении исполнения обязанностей не издается (см. разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области).

Организация работы при отсутствии главбуха

С первого дня отпуска до выхода на работу главного бухгалтера все его обязанности (если иное не предусмотрено приказом) исполняет работник, на которого они возложены вышеприведенным приказом. Это касается и организационно-распорядительных функций как начальника отдела бухгалтерии, и исполнительных (к примеру: составление и подписание отчетности, первичных документов, участие в проведении инвентаризации и др.). Вместе с тем работник (в пределах порученных ему обязанностей) будет нести бремя ответственности главбуха, в частности, за нарушение законодательства.

Отметим: как следует из разъяснения специалистов ГФСУ, размещенного в подкатегории 119.06 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua), при назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера контролерам необходимо подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Напомним

Данное заявление подается в 10-дневный срок со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщиков (п. 9.3 р. ІХ Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588).

В нашем случае 10-дневный срок нужно отсчитывать с первого дня отпуска главного бухгалтера (т.е. со дня, с которого его обязанности приказом руководителя были возложены на другого работника). Представить форму № 1-ОПП можно в электронном виде.

Кроме того, для возможности подписания временно исполняющим обязанности главного бухгалтера работником документов в электронной форме руководителю следует подать относительно бухгалтера (временно исполняющего обязанности главбуха) уведомление о предоставлении информации по ЭЦП в электронном виде (по форме из приложения 2 к Порядку № 557). В такое уведомление вносится информация о подписанте (подписантах), которому (которым) предоставляется право подписи электронных документов (см. разъяснение из категории 119.06 «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР (zir.sfs.gov.ua)).

Что касается других органов, куда временно исполняющему обязанности главного бухгалтера работнику придется подавать заявления, представлять отчетность и т.д. (скажем, в Госстат), советуем к соответствующим документам прилагать копию приказа, которым лицо уполномочено исполнять обязанности временно отсутствующего главбуха.

Скорее всего, временно исполняющему обязанности главного бухгалтера работнику придется иметь дело и с банковскими документами. В таком случае уже нет надобности обновлять карточку с образцами подписей.

Напомним

С 04.04.2019 отменена необходимость оформления карточки с образцами подписей, в т.ч. и второй подписи на главного бухгалтера. Ведь о ней уже не упоминается в Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. К тому же (с 27.06.2019) для упрощения безналичных расчетов изъяли упоминание об образцах подписей, заявленных банку в карточке с образцами подписей, также из Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22.

Для распоряжения счетом необходимо только проинформировать банк о перечне лиц, уполномоченных распоряжаться счетом.

Редакция

газеты «Интерактивная бухгалтерия»