Работнику пришлось за свои деньги приобретать билеты на проезд к месту командировки и оплачивать проживание в гостинице, поскольку из-за срочности командировки ему не успели выдать аванс.
В какие сроки он должен предоставить авансовый отчет и в течение какого периода ему должны возместить понесенные в командировке расходы?

ОТВЕТ: Сроки представления Отчета об использования средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), определены п. 170.9 НКУ. В общем случае работник должен представить авансовый отчет до окончания 5-го банковского дня, наступающего за днем, в котором он завершил командировку (пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ).

Однако данная норма касается именно отчетности за ранее полученные денежные средства (аванс на командировки или другие подотчетные средства), но у налоговиков несколько иная точка зрения. Казалось бы, в случае, когда работник израсходовал собственные денежные средства в командировке, срок для отчетности не установлен. Ведь работнику денежные средства не выдавали, так за что он должен отчитываться.

Но не стоит искать логику или нормативное обоснование в позиции ГФС. Она изложена в разъяснении из категории 109.14 раздела «Запитання – відповіді з Бази знань» ЗІР: в случае приобретения работником товаров для нужд предприятия, использования денежных средств (в т.ч. собственных) в командировке, представляется в определенные законодательством сроки в бухгалтерскую службу отчет об использовании средств, выданных на командировки или под отчет по форме, утвержденной приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841, а также прилагаются подтверждающие документы об использовании средств.

Таким образом, налоговики считают, что в случае расходования собственных средств работника в командировке, действует такой же срок отчетности, как и при использовании выданного на командировку аванса. Однако в нормативно-правовых актах даже не упоминается об отчетности за расходование собственных средств работника и механизме возмещения денег, потраченных в командировке с кармана работника.

Однако если работник желает вернуть собственные средства, израсходованные в командировке, ему придется составить авансовый отчет, и откладывать это в долгий ящик не стоит.

Предприятие, чтобы урегулировать данный вопрос, может прописать сроки предоставления авансового отчета (для случая, когда работник потратил в командировке свои деньги) в Положении о командировках или другом распорядительном документе предприятия.