С необходимостью оформления отпусков ежегодно сталкивается каждый бухгалтер. Ведь право на отпуска гражданам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем, гарантировано законодательством Украины. Как правильно оформить предоставление работнику отпуска и не упустить важные моменты — рассмотрим в статье
Составляем график отпусков
Ежегодный отпуск предоставляется работникам в соответствии с графиком отпусков, составленным в начале года и утвержденным собственником по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Однако отдельные категории работников по перечню, содержащемуся в ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках), имеют право на отпуск в удобное для них время по их желанию. Это следует учитывать при составлении графика отпусков (подробнее об этом см. «Ежегодные отпуска: предоставляем, оформляем, рассчитываем»).
Графиком отпусков определяется только месяц начала использования отпуска (см. образец 1), а вот конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работодателем и работником.
Действующими нормами законодательства не установлена конкретная форма графика предоставления отпусков, поэтому работодатель может самостоятельно разработать форму данного документа (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Предприятие может пользоваться несколькими образцами одновременно. Например, образец 2 удобен для руководства, ведь наглядно отражает и позволяет отслеживать вопрос о том, кого, кем и когда нужно заменить на период отпуска. Особенно он уместен на предприятиях со значительным количеством работников. А вот форма образца 1 более удобна для бухгалтерии и кадровых специалистов.
Согласно п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных по согласованию с ВЦСПС постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 г. № 213, график отпусков составляется на каждый календарный год не позднее 5 января текущего года. Более поздняя дата составления графика не будет нарушением, если она указывается в учетной политике предприятия.
Предупреждение о начале отпуска
Собственник или уполномоченный им орган обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Форма уведомления на данный момент нормативными актами не утверждена, поэтому носит произвольный характер (например, см. образец 3).
Заявление и приказ об отпуске