Матпомощь от работодателя: порядок предоставления, учет, налогообложение

Действующее законодательство не содержит определения материальной помощи. Однако встречаются различные ее виды, каждый из которых имеет свои особенности. Важно их хорошо знать, чтобы правильно отразить данный вид выплат в учете, обложить НДФЛ и начислить ЕСВ. В этом материале расскажем о матпомощи, которую может выплатить работодатель своим работникам. А в следующих номерах газеты «Интерактивная бухгалтерия» мы рассмотрим другие виды матпомощи, на которые может рассчитывать физлицо при определенных условиях

Определимся с терминами...

Материальная помощь, которую предприятие выплачивает своим работникам, может иметь характер:

  • систематический — предоставляется всем или большинству работников;
  • разовый — предоставляется отдельным работникам в связи с определенными обстоятельствами.

Упомянутые виды материальной помощи можно условно квалифицировать соответственно как «зарплатного» и «незарплатного» характера.

Особенности документирования, учета и налогообложения для этих двух видов помощи существенно различаются, поэтому рассмотрим их отдельно. Сосредоточим внимание на матпомощи, которую предоставляют в денежной форме.

Зарплатная матпомощь

Основания и документирование

Ее выплата предусматривается законодательными актами или коллективным договором предприятия (или иными аналогичным документом), и предоставляется всем или большинству работников. То есть она носит систематический характер.

Согласно пп. 2.3.3 Инструкции № 5 материальная помощь, имеющая систематический характер, которая предоставлена всем работникам или большинству (на оздоровление, в связи с экологическим состоянием, кроме сумм, указанных в п. 3.31 настоящей Инструкции ), относится к фонду оплаты труда в составе прочих поощрительных и компенсационных выплат.

Матпомощь предоставляется на основании приказа руководителя предприятия, в котором указывают событие, связанное с ее предоставлением, ссылаются на норму коллективного договора (или иного документа) и дают предписание бухгалтерии начислить матпомощь определенным работникам в конкретных размерах.

Впоследствии приказ передается в бухгалтерию, и на его основании начисляют матпомощь работникам. Далее — об обложении НДФЛ и начислении ЕСВ.

НДФЛ

Обратите внимание, что хотя НКУ не содержит норм, которые бы разграничивали матпомощь на систематическую и разовую, налоговики отмечают, что материальная помощь, имеющая систематический характер и предоставляется всем или большинству работников, с целью налогообложения приравнивается к заработной плате и включается в общий месячный налогооблагаемый доход налогоплательщика (см. письма от 26.03.2011 г. № 6005/6/17-0715, от 22.06.2011 г. № 11552/6/17-0715, подкатегорию 160.03 ЕБНЗ).

В этом случае материальную помощь, предоставленную в соответствии с условиями коллективного договора всем или большинству работников, в Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ), утвержденном приказом ГНАУ от 24.12.2010 г. № 1020 (далееформа № 1ДФ), отражают с признаком дохода «101».

ЕСВ

Базой начисления ЕСВ для предприятий, учреждений и организаций, использующих труд физлиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством, в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 7 Закона № 2464 является сумма начисленной заработной платы по видам выплат, которые включают основную и дополнительную зарплату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в т.ч. в натуральной форме, определяемые в соответствии с Законом об оплате труда.

Руководствуясь пп. 4.3.5 Инструкции № 21-5, определение видов выплат, относящихся к основной, дополнительной заработной плате и другим поощрительным и компенсационным выплатам, в случае начисления ЕСВ предусмотрено Инструкцией № 5.

Согласно пп. 2.3.3 Инструкции № 5, материальная помощь, имеющая систематический характер, то есть предоставленная всем или большинству работников (на оздоровление, в связи с экологическим состоянием, кроме сумм, указанных в п. 3.31), отнесена к заработной плате как прочие поощрительные и компенсационные выплаты, а следовательно, является базой для начисления и удержания ЕСВ (см. письмо ПФУ от 13.07.2011 г. № 14399/03-20).

Налог на прибыль

Согласно п. 142.1 НКУ, в состав расходов налогоплательщика включаются расходы на оплату труда физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком (далее — работники), включающие начисленные расходы на оплату основной и дополнительной заработной платы и других видов поощрений и выплат исходя из тарифных ставок, в виде премий, поощрений, какая-либо иная оплата в денежной или натуральной форме, установленные по договоренности сторон (кроме сумм материальной помощи, которые освобождаются от налогообложения согласно нормам р. IV НКУ).

Поскольку материальная помощь, имеющая систематический характер, является одной из составляющих заработной платы, она будет включаться в состав налоговых расходов в общеустановленном порядке.

Напомним

Для целей р. IV НКУ заработная плата — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются (предоставляются) налогоплательщику в связи с отношениями трудового найма согласно закону.

(пп. 14.1.48 НКУ)

Бухучет

Как уже отмечалось, материальная помощь, имеющая систематический характер, относится к фонду оплаты труда. Поэтому начисляют такую ​​матпомощь по дебету счетов 92, 93, 23 и кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате».

Помощь незарплатная

Основания и документирование

Такая помощь предоставляется работнику в случае возникновения у него определенных жизненных обстоятельств (например, лечение, оздоровление и т.п.). Такая выплата для предприятия является незапланированной и непредсказуемой, то есть внезапной, разовой.

Работникам ее предоставляют по приказу руководителя, выданного на основании заявления работника, и указывают обстоятельства, являющиеся причиной для ее предоставления, а также размер матпомощи.

Согласно п. 3.31 Инструкции № 5, материальная помощь разового характера, предоставляемая предприятием отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами, на оплату лечения, оздоровление детей и т.д., не относится к фонду оплаты труда.

НДФЛ

Руководствуясь пп. 170.7.3 НКУ, такую матпомощь можно квалифицировать как нецелевую благотворительную помощь, сумма которой не включается в налогооблагаемый доход в размере, не превышающем (в течение отчетного налогового года совокупно) предельного размера дохода, определенного согласно абз. 1 пп. 169.4.1 НКУ (в 2013 году — 1610 грн).

Обратите внимание!

Учитывая нормы НКУ, необлагаемая нецелевая благотворительная помощь предоставляется:

В случае получения в течение 2013 налогового года нецелевой материальной помощи от физического или юридического лица в сумме, превышающей 1610 грн, налогоплательщик обязан подать годовую налоговую декларацию с указанием полной суммы такой матпомощи.

Сумму превышения облагают НДФЛ по ставкам 15% или 17% (в зависимости от общей суммы месячного дохода).

Обратите внимание!

Согласно разъяснениям ГНАУ в письме от 03.02.2011 г. № 2346/6/17-0715, № 2918/7/17-0717, если общий месячный доход облагается по ставкам 15% и 17%, то прежде всего облагается заработная плата, а дальше для целей налогообложения учитываются выплаты по мере их возникновения. Подтверждением факта возникновения дохода являются первичные документы.

В форме № 1ДФ сумма необлагаемой материальной помощи отражается с признаком дохода «169». На это, в частности, указывает ГНСУ в письме от 22.06.2011 г. № 11552/6/17-0715. Впрочем, это касается необлагаемой суммы материальной помощи (в 2013 году — 1610 грн). А сумму превышения (более 1610 грн) облагают НДФЛ и, учитывая позицию налоговиков, изложенную в подкатегории 160.26 ЕБНЗ, ее целесообразно отразить в форме № 1ДФ с признаком дохода «126» — как дополнительное благо.

По нашему мнению, к такому доходу можно применить и признак дохода «127» — прочие доходы. Ведь нормативно-правовыми актами четко не определено, по какому признаку дохода нужно показывать сумму разовой матпомощи.

ЕСВ

Согласно п. 14 Перечня № 1170, материальная помощь разового характера, предоставляемая отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами: на оплату лечения, оздоровление детей, погребение, когда необходимость ее получения возникла внезапно (при условии подачи заявления), не является базой для начисления ЕСВ.

Налог на прибыль

На основании п. 142.1 НКУ материальная помощь, освобождаемая от налогообложения согласно нормам р. IV НКУ, в состав налоговых расходов предприятия не включается.

Бухучет

Выплата указанной помощи не связана ни с производственной, ни с административной деятельностью, ни со сбытом. Поэтому при ее начислении используется субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

Помощь на лечение и медицинское обслуживание

Среди отдельных видов матпомощи следует выделить такой вид помощи, поскольку для нее установлены некоторые особенности налогооблажения.

Основания и документирование

Как и в предыдущем случае, такую матпомощь предоставляют, когда возникли обстоятельства, которые привели к необходимости лечения и медицинского обслуживания.

НДФЛ

На основании пп. 165.1.19 НКУ в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика не включаются денежные средства или стоимость имущества (услуг), предоставляемых как помощь на лечение и медицинское обслуживание налогоплательщика за счет работодателя. Кстати, ГНСУ в письме от 11.01.2013 г. № 351/6/17-1115 отмечает, что нормы данного подпункта могут быть применены работодателем налогоплательщика при наличии соответствующих подтверждающих документов, то есть по факту проведения действий по лечению и медицинскому обслуживанию плательщика. Поскольку такая помощь подпадает под определение целевой, то работнику, который ее получил, следует предоставить подтверждение использования ее по назначению.

Следовательно, помощь, предоставленная по нормам пп. 165.1.19 НКУ, не облагается НДФЛ. В форме № 1ДФ помощь на лечение и медобслуживание, предоставленная с учетом требований пп. 165.1.19 НКУ, отражается с признаком дохода «143».

Елена ТКАЧЕНКО,

ведущий бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1Для таких лиц обложение НДФЛ нецелевой материальной помощи аналогично.

2Нецелевая благотворительная материальная помощь, предоставляемая неработникам предприятия, также ЕСВ не облагается, поскольку не включается в фонд оплаты труда.