В продолжение актуальной темы отпусков подробно рассмотрим, как рассчитать сумму отпускных. Пошаговый алгоритм расчета средней зарплаты не оставит вам шанса на ошибку, а примеры расставят все точки над «і»
Каждый бухгалтер помнит, что для расчета суммы отпускных сначала необходимо исчислить среднюю заработную плату работника. Для оплаты времени ежегодных отпусков, дополнительных учебных отпусков, дополнительных отпусков работникам, имеющим детей, творческих отпусков или выплат компенсации за неиспользованные отпуска среднюю заработную плату исчисляют в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100 (далее — Порядок № 100). Итак, рассмотрим алгоритм исчисления отпускных.
Шаг 1. Определяем расчетный период
Согласно общему правилу, исчисление средней зарплаты для оплаты отпусков осуществляется, исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 1 п. 2 Порядка № 100).
В случае если работник трудился на предприятии меньше года, средняя зарплата исчисляется на основании выплат за фактическое время работы: с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.
Заметьте
Специалисты Минсоцполитики считают: если работник принят на работу не в первый календарный день месяца, но этот день является первым рабочим днем данного месяца по графику работы предприятия, то указанный месяц будет учитываться полностью при исчислении средней зарплаты для работников, отработавших на предприятии менее года.
Данную позицию специалисты министерства высказали, в частности, в «Вестнике налоговой службы Украины» №№ 17–18 за 2012 год.
Например: если 3 июля 2017 года — первый рабочий день для работника, выплаты за июль учитываются при исчислении средней заработной платы. Но если работник зачислен на работу с 4 июля 2017 года, указанный месяц в расчете уже не будет участвовать.
Кроме того, Минсоцполитики в письме от 19.06.2017 г. № 1692/0/101-17 подытоживает: расчетный период для исчисления средней зарплаты за время отпусков зависит не от месяца издания приказа и количества этих приказов, а от того, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск.
Это важно в том случае, когда начало отпуска работника приходится на первые дни календарного месяца, но сам приказ об отпуске, как и расчет сумм отпускных, необходимо провести накануне — в последний рабочий день предыдущего календарного месяца. Или же иная ситуация — когда работник увольняется 1-го или 31-го числа календарного месяца. Именно об этих ситуациях речь шла в материале «Начало отпуска в первый или последний день месяца: выбираем расчетный период» газеты № 149/2017.
В случае если работник не отработал ни одного полного месяца (с 1-го по 1-е число), средняя зарплата исчисляется в соответствии с абз. 3 п. 4 Порядка № 100, исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.
Пример
Работник принят на работу 07.08.2017, а 25.09.2017 он идет в учебный отпуск. Поскольку полностью отработанного месяца нет, расчет средней зарплаты для оплаты отпуска будут проводить из установленного ему должностного (месячного) оклада (тарифной ставки).
Напомним
Для работников со сдельной оплатой труда при отсутствии оперативных данных для расчета заработка за последний месяц расчетного периода он может заменяться другим месяцем, непосредственно предшествующим расчетному периоду.
(абз. 9 п. 2 Порядка № 100)
Из расчетного периода исключается время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не трудились и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.
К таким уважительным причинам относятся:
- пребывание в отпусках без сохранения заработной платы в соответствии со ст.ст. 25, 26 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (см. письмо Минсоцполитики от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12);
- время простоя не по вине работника;
- работа по независимым от работников причинам в режиме неполной рабочей недели, в частности, когда приказом по предприятию работники отдела, цеха и т.п. были переведены на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели (см. письмо Минтруда от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09);
- период отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет или при наличии медицинского заключения — до 6-ти лет.
Обратите внимание
В случае если в периоде, когда работник не трудился (например, пребывал в отпуске без сохранения заработной платы), ему были проведены выплаты по зарплате (скажем, премия), то данный месяц и выплаты, которые осуществлялись в течение этого месяца, включаются в расчет средней зарплаты для оплаты отпусков.
(письмо Минтруда от 20.12.2007 г. № 929/13/84-07)
Шаг 2. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде
Для этого:
- суммируем все календарные дни в расчетном периоде;
- вычитаем все праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ;
- вычитаем дни, в течение которых работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не трудился, и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.
Для удобства расчета количества праздничных дней при исчислении отпускных см. материал «Учитываем правильно праздничные дни при расчете отпускных в 2017 году» газеты № 50/2017. К тому же можно воспользоваться справочником «Нормы продолжительности рабочего времени».
Шаг 3. Определяем суммарный заработок за расчетный период
Подытоживая заработок для исчисления средней зарплаты, следует включать только выплаты, предусмотренные п. 3 Порядка № 100. Сюда относятся прежде всего основная и дополнительная зарплаты, производственные премии; вознаграждение по итогам годовой работы и за выслугу лет и т.п.
Выплаты, которые не учитываются при исчислении средней зарплаты для оплаты отпусков, указаны в п. 4 Порядка № 100. К таковым относят в первую очередь разнообразные одноразовые выплаты. Вместе с тем материальная помощь не включается в расчет среднего заработка как незарплатного (разового характера, предоставляемая отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение), так и зарплатного характера (имеет признак систематичности, предоставленная всем или большинству работников на оздоровление, в связи с экологическим состоянием и т.д.).
Подробнее обо всех выплатах, включаемых и не включаемых в расчет средней зарплаты, можно узнать из справочника «Выплаты, которые учитываются (не учитываются) при расчете средней заработной платы для оплаты выплат, предусмотренных Порядком № 100».
Обратите внимание
Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчисления на налоги, взыскание алиментов и т.п. за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.
(абз. 3 п. 3 Порядка № 100)
В случае если работник не имел заработка не по своей вине, расчеты проводятся исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (абз. 3 п. 4 Порядка № 100).
Особенности включения в расчет средней зарплаты премий
Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату.
Например: если премия, руководствуясь Положением о премировании, начисляется ежеквартально в последний месяц квартала, а расчетный период — май 2016 года – апрель 2017 года, то при расчете средней зарплаты для оплаты отпуска такая премия включается, соответственно, в заработок июня, сентября, декабря 2016 года и марта 2017 года.
А вот единовременное вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.
Обратите внимание на 2 момента:
1. Данное вознаграждение включается в средний заработок только в случае, если оно было начислено в текущем году за предыдущий календарный год.
Например, вознаграждение начислено в декабре 2016 года за 2016 год, а работник идет в отпуск в мае 2017 года, данное годовое вознаграждение при расчете средней зарплаты не учитывается. Или же когда это вознаграждение выплачивается в январе 2017 года за 2015 год, учесть его в заработок для исчисления средней зарплаты для оплаты отпуска также невозможно.
2. 1/12 вознаграждения включается в средний заработок каждого месяца расчетного периода. В случае если расчетный период менее 12 месяцев, 1/12 вознаграждения будет добавляться только к фактическим месяцам расчетного периода.
Шаг 4. Определяем среднедневную заработную плату
Для определения среднедневной зарплаты для оплаты отпусков делим суммарный заработок за последние 12 месяцев перед предоставлением отпуска или меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней рабочего года или меньшего отработанного периода (без праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, и периодов, когда заработок не сохранялся или сохранялся частично).
То есть суммарный заработок, определенный в шаге 3, мы должны разделить на количество календарных дней расчетного периода из шага 2.
Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных
Для исчисления суммы отпускных среднедневная зарплата, определенная в шаге 4, умножается на число календарных дней отпуска.
Мы осветили алгоритм исчисления суммы отпускных. Однако, согласитесь, что самое интересное всегда случается в практических ситуациях. Поэтому все нюансы расчета средней зарплаты для оплаты отпусков рассматривались в статье «Примеры расчета средней зарплаты для оплаты отпусков» газеты № 78/2017.
Редакция газеты
«Интерактивная бухгалтерия»