Расчет отпускных: общий алгоритм

Сегодня мы подробно рассмотрим, как рассчитать сумму отпускных. Предлагаем ознакомиться с пошаговым алгоритмом расчета: от определения расчетного периода до исчисления среднедневного заработка

Каждый бухгалтер помнит, что для расчета суммы отпускных сначала необходимо исчислить среднюю заработную плату работника. Для оплаты времени ежегодных отпусков, дополнительных учебных отпусков, дополнительных отпусков работникам, имеющим детей, творческих отпусков или выплат компенсации за неиспользованные отпуска среднюю заработную плату рассчитывают в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением КМУ от 08.02.1995 г. № 100 (далее — Порядок № 100). Итак, рассмотрим алгоритм исчисления отпускных.

Шаг 1. Определяем расчетный период

По общему правилу исчисление средней зарплаты для оплаты отпусков осуществляется, исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абз. 1 п. 2 Порядка № 100).

Если работник работал на предприятии менее года, средняя зарплата исчисляется на основании выплат за фактическое время работы: с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Кроме того, Минсоцполитики в письме от 19.06.2017 г. № 1692/0/101-17 подытоживает: расчетный период для исчисления средней зарплаты за период отпусков зависит не от месяца издания приказа о предоставлении отпуска и количества этих приказов, а от того, в каком именно календарном месяце согласно приказу работнику предоставляется отпуск.

Это важно в том случае, когда начало отпуска работника приходится на первые дни календарного месяца, но сам приказ об отпуске, как и расчет сумм отпускных, необходимо провести накануне, скажем, в последний рабочий день предыдущего календарного месяца. Или же другая ситуация — когда работник увольняется 1-го или последнего числа календарного месяца, и ему необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск. Именно о таких случаях речь шла в статье «Начало отпуска в первый или последний день месяца: выбираем расчетный период» (№ 149/2017).

Если работник не отработал ни одного полного месяца (с 1-го по 1-е число), средняя зарплата исчисляется в соответствии с абз. 3 п. 4 Порядка № 100 — исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

Из расчетного периода исключается время, в течение которого работники согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работали и за ними не сохранялся заработок или сохранялся частично.

К таким уважительным причинам относятся:

• нахождение в отпусках без сохранения заработной платы в соответствии со статьями 25, 26 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР (см. письма Минсоцполитики от 23.04.2018 г. № 659/0/101-18, от 12.01.2015 г. № 4/13/116-15, от 26.11.2012 г. № 1203/13/84-12);
• время простоя не по вине работника (см. письма Минтруда от 20.12.2007 г. № 929/13/84-07, от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09);
• работа по не зависящим от работников причинам в режиме неполной рабочей недели, в частности, когда приказом по предприятию работники отдела, цеха и т.п. были переведены на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели (см. письмо Минтруда от 25.05.2009 г. № 294/13/84-09);
• период отпуска по уходу за ребенком до 3 лет или при наличии медицинского заключения — до 6 лет.

Шаг 2. Определяем количество календарных дней в расчетном периоде

Для этого:

• суммируем все календарные дни в расчетном периоде;
• вычитаем все праздничные и нерабочие дни, определенные ст. 73 КЗоТ;
• вычитаем дни, в течение которых работник в соответствии с законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Для удобства расчета количества праздничных дней при исчислении отпускных см. статью «Учитываем правильно праздничные дни при расчете отпускных в 2019 году» (№ 24/2019), а также справочник «Расчет продолжительности рабочего времени» на 2018 и 2019 годы».

Шаг 3. Определяем суммарный заработок за расчетный период

Подытоживая заработок для исчисления средней зарплаты, следует включать только выплаты, предусмотренные п. 3 Порядка № 100. Сюда относятся прежде всего основная и дополнительная зарплаты, производственные премии; вознаграждение по итогам годовой работы и за выслугу лет и т.п.

Выплаты, которые не учитываются при исчислении средней зарплаты для оплаты отпусков, указаны в п. 4 Порядка № 100. К таковым относят в первую очередь всевозможные единовременные выплаты. При этом материальная помощь не включается в расчет среднего заработка как незарплатного (разового характера, предоставляемая отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение), так и зарплатного характера (имеет признак систематичности, предоставленная всем или большинству работников на оздоровление, в связи с экологическим состоянием и т.д.).

Подробнее обо всех выплатах, включаемых и не включаемых в расчет средней зарплаты, можно узнать из справочника «Выплаты, которые учитываются (не учитываются) при расчете средней заработной платы для оплаты выплат, предусмотренных Порядком № 100».

В случае если работник не имел заработка не по своей вине, расчеты проводятся исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (абз. 3 п. 4 Порядка № 100).

Особенности включения в расчет средней зарплаты премий

Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату.

Например: если премия, согласно Положению о премировании, начисляется ежеквартально в последний месяц квартала, а расчетный период — май 2018 года – апрель 2019 года, то при расчете средней зарплаты для оплаты отпуска такая премия включается, соответственно, в заработок июня, сентября, декабря 2018 года и марта 2019 года.

А вот единовременное вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Обратите внимание на два нюанса:

1. Данное вознаграждение включается в средний заработок только в случае, если оно было начислено в текущем году за предыдущий календарный год.

Например: если вознаграждение начислено в декабре 2018 года за 2018 год, а работник идет в отпуск в мае 2019 года, данное годовое вознаграждение при расчете средней зарплаты не учитывается. Или же когда это вознаграждение выплачивается в январе 2019 года за 2017 год, учесть его в заработок для исчисления средней зарплаты для оплаты отпуска также невозможно.

2. 1/12 вознаграждения включается в средний заработок каждого месяца расчетного периода. В случае если расчетный период составляет менее 12 месяцев, 1/12 вознаграждения будет прибавляться только к фактическим месяцам расчетного периода.

Шаг 4. Определяем среднедневную заработную плату

С целью определения среднедневной зарплаты для оплаты отпусков делим суммарный заработок за последние 12 месяцев перед предоставлением отпуска или меньший фактически отработанный период на соответствующее количество календарных дней рабочего года или меньшего отработанного периода (без праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством, и периодов, когда заработок не сохранялся или сохранялся частично).

То есть суммарный заработок, определенный в шаге 3, мы должны разделить на количество календарных дней расчетного периода из шага 2.

Шаг 5. Рассчитываем сумму отпускных

Для исчисления суммы отпускных среднедневная зарплата, определенная в шаге 4, умножается на число календарных дней отпуска.

Мы ознакомили вас с алгоритмом исчисления суммы отпускных в целом. Однако, согласитесь, самое интересное всегда случается в практических ситуациях. Поэтому обращаем внимание на то, что все нюансы расчета средней зарплаты для оплаты отпусков мы рассмотрели в отдельной статье «Примеры расчета средней зарплаты для оплаты отпусков» текущего номера газеты.