Командировки — всегда актуальная тема, ведь она касается широкого круга бизнес-бухгалтерской аудитории. А учитывая то что во время командировки может возникать множество нетипичных ситуаций (опоздал на самолет, потерял билет, воспользовался такси вместо трамвая и т.п.), нужно четко знать о бухгалтерско-налоговых последствиях подобных ситуаций.
Поэтому в данном материале мы постараемся сгруппировать наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся командировок по Украине, и предоставить краткие, но при этом удобные и аргументированные ответы на них

Расходы на такси во время командировки

Вопрос в том, может ли командированный работник, находясь в командировке, передвигаться с помощью такси? Будет ли считаться такая «роскошь» дополнительным благом для работника. Касательно этого нет однозначной позиции контролеров. Последние письма налоговиков свидетельствуют о том, что специалисты ГФС соглашаются с использованием такси без налоговых последствий для работника, если командировка заграничная. Если же речь идет о командировке по Украине, контролеры предпочитают считать компенсацию стоимости такси работнику дополнительным благом.

В свою очередь, и в первом, и во втором случаях налоговики ссылаются на нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далееИнструкция № 59), которые, по сути, не касаются хозрасчетных предприятий.

Мы считаем, не имеет значения, командировка в пределах Украины или за рубеж. Условия освобождения от налогообложения расходов, понесенных в командировке (как по Украине, так и за рубеж), прописаны в пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, где нет запрета пользоваться такси.

Однако для возмещения услуг по использованию такси (без налогообложения) нужно иметь расчетный документ (кассовый чек) и подтверждение связи командировки с хоздеятельностью предприятия.

Обеспечить выдачу кассовых чеков при поездках на такси должен электронный таксометр (сейчас в Государственном реестре РРО зарегистрированы 3 модели таксометров). Это, по сути, РРО, который дополнительно обеспечивает предварительное программирование тарифов за проезд и учет стоимости предоставленных услуг по перевозкам пассажиров (абз. 10 ст. 2 Закона о РРО ).

 Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.

Следовательно, с использованием такси во время командировки нужно быть осторожными. Если руководитель дает разрешение на использование такси в командировке, то это лучше прямо прописать в приказе о командировке. Но при отсутствии расчетного документа возмещенные расходы на такси будут дополнительным благом для работника, которое облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором — по ставке 1,5%.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

Письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 17.03.2017 г. № 5586/10/26-15-13-01-12

Письмо ГФС от 28.03.2017 г. № 6366/6/99-99-13-02-03-15

Облагать ли возмещенные работнику расходы на такси, понесенные в командировке (газета «Интерактивная бухгалтерия» № 78/2017)

Командированное лицо потеряло билет

Фактически в данном случае отсутствует расчетный документ, подтверждающий понесенные расходы. Можно ли компенсировать стоимость билета работнику? Какие налоговые последствия?

Согласно правилам пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, расходы на проезд как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, возмещенные работодателем работнику, не включаются в налогооблагаемый доход только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость расходов: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта.

Если у работника нет билета, то расходы на проезд ему могут компенсировать на основании его заявления с разъяснениями — по решению руководителя. Однако данная компенсация для работника уже будет считаться дополнительным благом, которое облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором — по ставке 1,5%.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

не является доходом в виде дополнительного блага налогоплательщика сумма возмещенных расходов на проезд при условии наличия и надлежащим образом оформленных транспортных билетов, удостоверяющих стоимость данных расходов

(подкатегория 103.17 системы «ЗІР»)

Работник потерял билет в командировке: можно ли компенсировать стоимость проезда и какие налоговые последствия

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 166/2016)

Билет заполнен вручную

Данный вопрос часто возникает, если командированное лицо пользуется услугами частного перевозчика (междугородная маршрутка, автобус). Именно в таком случае происходит так, что водитель выдает пассажиру билет с заполненными собственноручно полями со стоимостью проезда и датой поездки. Иногда на практике случается, что водитель вообще не заполняет билет, а выдает пассажиру пустой бланк билета с печатью.

Продажа билетов может осуществляться водителем автобуса при отсутствии в населенном пункте автостанции или агентства по продаже билетов, а также после закрытия билетно-кассовой ведомости на автостанции.

Поэтому возникает вопрос: считать ли такой билет расчетным документом?

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к требованиям ст. 2 Закона о РРО, которая допускает заполнение вручную расчетных документов. К тому же формы бланков билетов на междугородные и пригородные маршруты могут иметь пустые поля, что означает возможность их заполнения как типографским способом, так и вручную.

В то же время в п. 2 Приказа № 503  указано, что стоимость проезда по расчетам пассажирских перевозчиков, информация о перевозчике, страховщике и страховая сумма вносятся в билеты печатным способом.

Однако в очень свежем письме Мининфраструктуры от 06.01.2017 г. № 62/25/10-17 специалисты Министерства подчеркнули: в случае если приобретенный у водителя билет соответствует типовой форме, содержит информацию о перевозчике, страховщике, страховой сумме, а стоимость проезда, расстояние проезда, пункты отправки и прибытия вписаны в билет вручную печатными буквами, это не будет считаться нарушением требований Приказа № 503.

  Приказ Минтранссвязи «Об утверждении Типовых форм билетов на проезд пассажиров и перевозку багажа на маршрутах общего пользования» от 25.05.2006 г. № 503.

У специалистов ГФС иная точка зрения по данному вопросу. В письме от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15 налоговики подчеркнули: для подтверждения расходов на проезд работника предприятия, пребывавшего в командировке, если в билете на междугородние перевозки реквизиты, предусмотренные п. 2 Приказа № 503, вписаны от руки или не указаны, нужно прилагать также соответствующую расчетную квитанцию, выданную перевозчиком.

При этом реализовать данное требование ГФС на практике может быть затруднительно.

Актуальные разъяснения по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

Письмо Мининфраструктуры от 06.01.2017 г. № 62/25/10-17

Письмо ГФС от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15

Компенсируют ли расходы на проезд командированному работнику, если билет на автобус заполнен вручную

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 165/2016)

Командированное лицо снимает жилье у ФЛП: выступает ли работодатель налоговым агентом

Работник, отправившись в длительную командировку в другой город, поселился в гостинице, услуги по проживанию в которой предоставляет ФЛП. В соответствии с пп. «б» п. 176.2 НКУ, налоговые агенты обязаны подавать форму № 1ДФ в контролирующий орган по месту своего размещения, в которой отражаются в т.ч. выплаты дохода в пользу ФЛП с признаком дохода «157».

Посему возникает вопрос: следует ли в форме № 1ДФ отражать доход, выплаченный ФЛП за предоставленные услуги проживания в гостинице командированного лица?

В данном случае все зависит от того, каким образом будет осуществлена оплата за указанные услуги. Если командированный работник лично уплачивает средства за полученные услуги от частного предпринимателя, связанные с проживанием в гостинице, то при таких обстоятельствах предприятие, компенсирующее работнику понесенные расходы, не является налоговым агентом предпринимателя. Соответственно — отражать в форме № 1ДФ суммы компенсации не стоит.

Однако если расчет за предоставленные услуги осуществляется корпоративной картой, могут возникнуть проблемы, ведь при этом независимо от того, что карту использовал работник, — фактическим плательщиком (по извлечению) будет юрлицо со всеми вытекающими последствиями в части отражения выплаты дохода предпринимателю в форме № 1ДФ.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

поскольку юридическое лицо только компенсирует расходы работника на командировку, то отражать в налоговом расчете по ф. 1ДФ уплату работником средств за предоставленные во время командировки ФЛП услуги, данное юрлицо не обязано.

(подкатегория 103.25 системы «ЗІР»)

Является ли предприятие налоговым агентом, если командированный работник уплачивает гостиничные услуги предпринимателю

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 84/2016)

Можно ли направить в командировку ФЛП (не работника предприятия), предоставляющего услуги

Направлять в командировку лицо, выполняющее работы не по трудовому договору, а по гражданско-правовому (это касается и договора с ФЛП), нельзя, поскольку данное лицо не является работником предприятия.

Право на возмещение расходов и получение прочих компенсаций в связи со служебными командировками в соответствии со ст. 121 КЗоТ предоставляется только работникам предприятия.

Если же у предприятия возникла необходимость направить физлицо, с которым оно работает на условиях ГПД, в командировку для предоставления услуг в другой населенный пункт, то компенсацию расходов на проезд и проживание и пр.  целесообразно включить в цену (сумму) вознаграждения за предоставленные услуги

Расширенная аналитика на тему

Можно ли направить ФЛП в командировку и как компенсировать ему расходы

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 176/2016)

Командировка в СЭЗ «Крым»: украинские или зарубежные суточные?

Как известно, размер необлагаемых суточных по Украине составляет не более 320 грн в день, а для командировок за рубеж — не более 80 евро в день по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, из расчета за каждый такой день (пп. 170.9.1 НКУ).

В то же время если речь идет о командировке в СЭЗ «Крым», при рассмотрении вопроса налогообложения (в т.ч. вопроса налогообложения суточных), следует ориентироваться на п. 26 подраздела 10 р. XX «Переходные положения» НКУ, согласно которому на период действия Закона № 1207  нормы НКУ применяются с учетом особенностей, определенных Законом о СЭЗ «Крым» .

  Закон Украины «Об обеспечении прав и свобод граждан и правовом режиме на временно оккупированной территории Украины» от 15.04.2014 г. № 1207-VII.

 Закон Украины «О создании свободной экономической зоны «Крым» и об особенностях осуществления экономической деятельности на временно оккупированной территории Украины» от 12.08.2014 г. № 1636-VII.

Временно оккупированная территория Украины является неотъемлемой частью территории Украины, на которую распространяется действие Конституции и законов Украины (ст. 1 Закона № 1207).

Таким образом, в налогооблагаемый доход командированного работника, который поехал в СЭЗ «Крым», не включается сумма суточных в пределах 320 грн (ведь командировка в Крым, согласно украинскому законодательству, является командировкой по Украине). Данную точку зрения высказали и специалисты ГФС в подкатегории 103.17 системы «ЗІР».

Командировка не состоялась — в какие сроки следует вернуть выданный аванс?

В пп. 170.9.2 НКУ прописаны только сроки подачи авансового отчета — до истечения 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

  • завершает командировку;
  • заканчивает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Однако объяснений, как быть в случае, если командировка не состоялась, НКУ не предоставляет. Для ответа на вопрос обратимся к Инструкции № 59. Хотя она и касается только бюджетников, однако налоговики часто обращаются к данному документу, разъясняя вопрос командировки на хозрасчетных предприятиях.

Итак, в п. 11 Инструкции № 59 находим ответ на наш вопрос: если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3-х банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.

Конкретно на этот срок возврата денежных средств нужно ориентироваться и бюджетным, и хозрасчетным предприятиям. На этом акцентируют внимание и специалисты ГФС в подкатегории 103.17 системы «ЗІР».

Нужно ли в данном случае составлять авансовый отчет? Вопрос не однозначный. Скорее всего, налоговики будут настаивать на оформлении такого документа, но о законности этого требования и позиции суда по этому поводу поговорим в одном из следующих номеров газеты «Интерактивная бухгалтерия».

Одно командированное лицо и двухместный номер в гостинице: как компенсировать?

Ситуация имеет место быть, ведь одноместных номеров в гостинице, как правило, не так много, а приобрести койко-место там не всегда удается. Поэтому иногда приходится выбирать: или заказывать двухместный номер, или ночевать на улице. Но как же к такой «роскоши» относятся налоговики.

В подкатегории 103.17 системы «ЗІР» совсем недавно появилось разъяснение данного вопроса. Налоговики однозначно подчеркнули:

«…в случае если командированный работник оплатил проживание в двухместном номере отеля за двоих, то возмещение ему расходов с отнесением их к составу расходов предприятия осуществляется из расчета стоимости проживания только одного лица. Если предприятие возмещает работнику полную стоимость двухместного номера, то стоимость второго места в данном номере будет считаться дополнительным благом...».

Как аргумент специалисты ГФС воспользовались нормой все той же Инструкции № 59, в п. 5 р. ІІ которой указано, что предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает расходы командированным работникам по найму жилого помещения по расчету стоимости одного места в гостинице.

Как определить, номер одноместный или двухместный? Обычно эту информацию указывают в счете на оплату гостиничных услуг. Поэтому если в счете прямо указано, что номер двухместный и работодатель компенсирует полную стоимость проживания, могут возникнуть проблемы с налогообложением стоимости второго как дополнительного блага. Если же в счете указана только общая стоимость проживания в номере, проблем быть не должно.

Розширенная аналитика на тему

Оплата расходов на проживание в гостинице: как считать сутки и возмещать ли комиссию банку

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 87/2017)

Сейчас это все, но с принятием безвиза, нас всех ждут новые интересные вопросы, связанные с командированием работников за рубеж. Уже на этой неделе мы начнем публиковать материалы на эту интересную и, безусловно, актуальную тему.

Евгений ПАНЧИШИН,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»