(комментарий к письму Минфина от 17.02.2017 г. № 31-08030-16-10/4511)

Суть вопроса

Как определять оплату за проживание в гостинице, если командированный работник заселился в отель до начала расчетного часа суток или после его истечения?

Можно ли возместить расходы на оплату комиссии банка, уплаченной при оплате услуг по проживанию в гостинице?

Позиция Минфина

Физлицу, находящемуся в трудовых отношениях со своим работодателем или являющемуся членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, расходы возмещают в пределах фактических расходов, в частности, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), на наем других жилых помещений и т.п. (пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ).

Правила пользования гостиницами и аналогичными средствами размещения и предоставления гостиничных услуг, утвержденные приказом Государственной туристической администрации Украины от 16.03.2004 г. № 19 (далееПравила № 19), определяют единый расчетный час для взыскания платы за предоставление гостиничных услуг — 12:00 текущих суток по местному времени.

В случае проживания в гостинице менее одних суток или раннего заезда (до расчетного часа) либо позднего выезда (после расчетного часа) отель самостоятельно определяет размер платы за предоставление гостиничных услуг (абз. 3 п. 3.8 Правил № 19).

Поэтому при определении расходов на проживание для госслужащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, данные расходы возмещают в размере, указанном в подтверждающих документах. Но расходы на проживание в гостинице за сутки не должны превышать предельных сумм расходов на наем жилого помещения, приведенных в приложении 1 к постановлению КМУ от 02.02.2011 г. № 98 (далееПостановление № 98).

Указанным Постановлением и Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г. № 59 (далее Инструкция № 59), определен исчерпывающий перечень расходов, связанных с проживанием в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях за время пребывания в командировке, которые возмещаются командированному работнику. Следовательно, законодательство не предусматривает возможности возместить расходы в командировке на услуги банков, понесенные в связи с оплатой проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях.

Комментарий редакции

В первую очередь выясним, что указывают в гостиничном счете, то есть что именно по нему оплачивается. Цену номера (места), стоимость дополнительных услуг, в т.ч. бронирование, гостиница устанавливает самостоятельно, а форму оплаты определяют договором между потребителем/заказчиком и гостиницей. Но гостиница может применять суточную или почасовую оплату гостиничных услуг (п. 3.5 Правил № 19).

Как определяются расчетные сутки?

Пункт 1.3 Правил № 19 содержит определения следующих терминов:

  • расчетный час — час, который установлен в гостинице и при наступлении которого потребитель должен освободить номер в день выезда и после которого осуществляется заселение в гостиницу;
  • ранний заезд — заезд потребителя в гостиницу до расчетного часа;
  • поздний выезд — выезд потребителя из гостиницы после расчетного часа в день выезда.

Однако гостиницы с учетом местных особенностей вправе изменить единый расчетный час. Поэтому расчетным часом может быть 8:00, 12:00 или 14:00 текущих суток. При этом в гостиничных счетах единицу измерения записывают по-разному: количество суток проживания (иногда даже 1,5 или 2,5 суток); дополнительно указывают «ранний заезд» или «поздний выезд»; или могут указать, скажем, количество часов проживания.

Форма гостиничного счета (форма № 4-г) утверждена приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. № 230. Она используется для оформления расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Ее рекомендуют применять отелям независимо от подчиненности и формы собственности (см. письмо Госстроя от 06.03.2002 г. № 5/3-197).

Графа «Послуга» форма № 4-г должна содержать перечень основных и дополнительных услуг гостиницы, предоставленных проживающему за определенный период, и налогов на данные услуги. Сумма к оплате рассчитывается ежесуточно согласно перечню фактически полученных услуг вместе с суммами НДС и гостиничного сбора, и указывается общая сумма к уплате (п. 2.4 Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП «Укркомунобслуговування», утвержденной приказом Госстроя от 13.10.2000 г. № 230).

Но в гостиничный счет (форма № 4-г) вносят также данные о прибытии клиента в отель и выбытие из него, по которым как раз и можно определить количество суток проживания в гостинице. Однако Постановление № 98, ограничивающее расходы в командировке работников бюджетных учреждений, не предусматривает пропорционального расчета суммы расходов на наем жилья в зависимости от того, сколько часов в сутки работник проживал в гостинице.

Напомним

Предельные суммы расходов на наем жилого помещения за сутки установлены с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и прочих расходов (кроме расходов на бытовые услуги, которые возмещаются в размере, установленном п. 7 Постановления № 98, и расходов на оплату НДС).

(примечание 1 приложения 1 к Постановлению № 98)

До 18.04.2017 г. предельная сумма расходов на проживание в пределах Украины составляла 250 грн в сутки (без НДС), а с 19.04.2017 г. стала 600 грн.

Учитывая вышесказанное, наименование услуги в счете «ранний заезд» или «поздний выезд» является по сути проживанием в гостинице. Поэтому, определяя, не превышает ли стоимость проживания в гостинице за сутки предельную стоимость (установленную приложением 1 к Постановлению № 98), следует ориентироваться на:

  • стоимость услуги по проживанию в сутки, если она указана в гостиничном счете;
  • общую стоимость услуг по проживанию, включая пользование телефоном, телевизором, прочие услуги (кроме бытовых расходов и сумм НДС) и количество суток проживания.

К прочим услугам, включаемым в стоимость проживания, можно отнести также пользование кондиционером (см. письмо Минфина от 03.02.2012 г. № 31-07230-2-6/534). Без сомнения, в состав услуги по проживанию в гостинице попадет и «ранний заезд», и «поздний выезд».

Пример 1

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 500 грн и отдельной строкой «ранний заезд» — 150 грн, сумма НДС — 130 грн, всего общая сумма — 780 грн. В счете указано время прибытия в гостинницу — 25 апреля в 9:00 и время выбытия — 26 апреля в 14:00 (расчетный час — 14:00).

Тогда это можно рассматривать как двое суток проживания с общей стоимостью проживания — 780 грн, в т.ч. НДС — 130 грн, а это значит, что расходы на проживание за сутки не превышают предельной суммы расходов на проживание (600 грн).

Пример 2

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 700 грн в сутки и отдельной строкой «поздний выезд» — 90 грн, сумма НДС — 158 грн, всего общая сумма — 948 грн. Время прибытия в отель — 25 апреля в 12:00, а время выбытия — 26 апреля в 15:00 (расчетный час — 12:00).

В этом случае есть вероятность, что контролеры будут рассматривать оплату такого гостиничного счета как превышение стоимости проживания в сутки — 700 грн без НДС и будут настаивать на уменьшении данной суммы до 600 грн за сутки.

Следовательно, если в гостиничном счете сумма проживания за сутки без НДС составит 700 грн, то возможны следующие варианты:

  • возместить сумму фактических расходов на проживание согласно подтверждающим документам — с разрешения руководителя;
  • если руководитель не дал разрешения — компенсировать расходы на проживание в рамках предельных сумм, определенных Постановлением № 98 (не более 600 грн в сутки);
  • в случае, когда руководитель установил предельную сумму расходов на проживание в размере меньше 600 грн (выдав соответствующий приказ или распоряжение), то возмещают расходы в пределах суммы, установленной руководителем.

Но сумму оплаты за «поздний выезд» в данном случае возмещают в полной сумме.

Пример 3

В гостиничном счете указана стоимость услуг по проживанию без НДС — 600 грн за каждые сутки, НДС – 120 грн,  всего — 2160 грн, в т.ч. сумма НДС — 360 грн. Время прибытия в гостиницу — 25 апреля в 14:00, а время выбытия — 27 апреля в 10:00 (расчетный час — 12:00). За ранний заезд и поздний выезд  гостиница счет-оплату  не выставляет, а считает их  как полные сутки проживания.

У данном случае имеет место ситуация, когда фактически работник проживал в гостинице менее двух суток, но, учитывая расчетный час суток, гостиничный счет выставлен за 3 суток проживания.

С учетом ограничения предельных сумм расходов на проживание, установленных Постановлением № 98, работнику бюджетного учреждения могут возместить расходы за двое суток проживания в сумме не более чем 1440 грн, в т. ч. НДС 240 грн.  Конечно, с разрешения руководителя может быть возмещена и большая сумма, но, скорее всего, по этому поводу у контролеров возникнут вопросы.

Заметим: для возмещения расходов, понесенных в командировке на наем жилых помещений, к авансовому отчету нужно приобщить, кроме гостиничного счета, еще и расчетный документ, подтверждающий оплату услуг. Оригинал квитанции (счета) на оплату стоимости проживания в гостинице (мотеле), другом жилом помещении должен содержать конкретную информацию о командированном работнике, а именно: фамилию лица, за проживание которого произведена оплата; срок проживания лица в гостинице; стоимость нанятых номеров отеля; виды и стоимость включенных в квитанцию (счет) расходов.

Без указанных реквизитов квитанция (счет) не может быть принята к отчету об использовании средств, выданных на командировку (см. письмо Минфина от 08.01.2014 г. № 31-07250-06-29/19).

Но иногда случается, что отель не принимает наличные и предлагает оплатить услуги по проживанию через учреждение банка. Тогда и возникает вопрос о возможности возмещения суммы комиссии банка, уплаченной при оплате услуг по проживанию в гостинице. Минфин в данном вопросе категоричен: законодательство не предусматривает возмещения, понесенных в командировке расходов на оплату услуг банка.

Светлана ЛИСТРОВАЯ,

бухгалтер-эксперт