Облагать ли возмещенные работнику расходы на такси, понесенные в командировке

(комментарий к письмам ГУ ГФС в г. Киеве от 17.03.2017 г. № 5586/10/26-15-13-01-12 (далее — Письмо № 5586), ГФС от 28.03.2017 г. № 6366/6/99-99-13-02-03-15, далее — Письмо № 6366)

Cуть вопроса

Считать ли дополнительным благом для наемного работника расходы на такси, понесенные им во время командировки в пределах территории Украины, если по решению руководителя предприятия данные расходы были возмещены работнику?

Облагать ли сумму возмещенных работодателем расходов за пользование услугами такси, понесенных работником во время командировки за рубеж?

Позиция ГФС

Расходы на пользование такси в пределах Украины

Согласно пп. 170.9.1 НКУ, не является доходом работника сумма возмещенных расходов в пределах фактических расходов, а именно, на проезд, включая перевозку багажа, бронирование транспортных билетов, как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, в том числе на арендованном транспорте.

Указанные расходы не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость данных расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в т.ч. электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта.

Основным документом, регулирующим командировки работников органов госвласти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). Но ГФС в который раз подчеркивает, что другие предприятия и организации могут ее использовать как вспомогательный (справочный) документ.

Расходы на проезд (в т.ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов страховых платежей на транспорте. Командированному работнику также возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту нахождения в командировке (п. 6 р. ІІ Инструкции № 59).

Учитывая вышеуказанные нормы, ГУ ГФС в г. Киеве в Письме № 5586 делает вывод, что расходы на такси, понесенные наемным работником во время командировки в пределах территории Украины, не подлежат обязательному возмещению. Но если по решению руководителя они были возмещены работнику, то сумма таких расходов является дополнительным благом, которое облагается в соответствии с пп. 164.2.17 НКУ в составе общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода налогоплательщика.

Расходы на пользование такси во время командировки за рубеж

Согласно п. 9 р. III Инструкции № 59, расходы за пользование такси или аренду автотранспорта во время командировки за рубежом могут быть возмещены налогоплательщику только с разрешения руководителя предприятия (согласно подтверждающим документам). ГУ ГФС в г. Киеве в Письме № 5586, ссылаясь на данную норму (хотя Инструкция № 59 не распространяется на хозрасчетные предприятия), делает следующий вывод: расходы на такси, понесенные наемным работником во время командировки за рубежом, по решению руководителя юрлица могут быть возмещены работнику, но сумма таких расходов будет считаться дополнительным благом.

Однако ГФС в Письме № 6366 сделала совсем иной вывод. Она считает, что расходы, понесенные работником во время командировки за рубеж (пользование услугами такси), не облагаются при соблюдении требований, установленных п. 170.9 НКУ, а именно при наличии:

• подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость данных расходов в виде, в частности, расчетных документов об их приобретении;
• документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командирующей стороны.

Заметим: ГФС аргументирует свою позицию именно действующими нормами НКУ, а не положениями Инструкции № 59, которая не распространяется на хозрасчетные предприятия.

Комментарий редакции

Мы недаром привели сразу 2 комментируемых письма. Ведь они ярко демонстрируют распространенную ситуацию, когда территориальные органы ГФС устанавливают собственные правила и разъясняют по-разному одни и те же нормы налогового законодательства. При этом территориальные органы игнорируют даже позицию ГФС по такому же поводу. Собственно, этот вопрос давно возник и требует нормативного урегулирования.

В таком случае мы вполне согласны с позицией ГФС и считаем, что здесь не имеет значения, командировка в пределах Украины или за рубеж.

Так, согласно ч. 2 ст. 121 КЗоТ, предприятие должно возместить расходы работника к месту командировки и обратно в порядке и размерах, установленных законодательством. Для хозрасчетных предприятий никакие законодательные ограничения относительно возмещения расходов на пользование такси в командировке не установлены. Какие расходы возмещаются, в каких размерах и на основании каких документов, предприятие может определить в своем положении о командировках. Поэтому в данном положении можно как прописать норму о возмещении расходов на пользование услугами такси, так и запретить пользоваться такси во время командировки или установить определенные дополнительные условия (скажем, отсутствие других видов транспорта или срочность командировки).

Условия освобождения от налогообложения расходов, понесенных в командировке, прописаны в пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, где нет запрета пользоваться такси.

Однако для возмещения услуг по использованию такси (без налогообложения) нужно иметь расчетный документ и подтверждение связи командировки с хоздеятельностью предприятия.

В случае командировки за рубеж подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом в связи с такой командировкой расходов, оформляют согласно законодательству соответствующего государства, поэтому нужен расчетный документ из страны, где работник находился в командировке.

Для командировок по Украине понадобится расчетный документ, определенный абз. 17 ст. 2 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР (далее — Закон № 265). То есть это документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), подтверждающий факт продажи товаров, предоставления услуг, получения (возврата) денежных средств, напечатанный в случаях, предусмотренных данным Законом, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную.

Обеспечить выдачу кассовых чеков при поездках на такси должен электронный таксометр. Это, по сути, регистратор расчетных операций (далее — РРО), который дополнительно обеспечивает предварительное программирование тарифов за проезд и учет стоимости предоставленных услуг по перевозкам пассажиров (абз. 10 ст. 2 Закона № 265).

Миндоходов в письме от 23.12.2013 г. № 18006/6/99-99-22-01-03-15 также подчеркивало, что субъект хозяйствования, который предоставляет услуги по перевозке на такси, должен применять любые РРО, внесенные в Государственный реестр для указанной сферы применения. Однако, согласно информации территориальных органов, сейчас в Государственном реестре такие электронные таксометры (с РРО, внесенными в Госреестр) отсутствуют.

Поэтому на практике использовать электронные таксометры нет возможности, как и получить расчетный документ установленной формы, подтверждающий стоимость услуг по использованию такси.

Поэтому с использованием такси во время командировки нужно быть осторожными. Если руководитель дает разрешение на использование такси в командировке, то это лучше прямо прописать в приказе о командировке. Но при отсутствии расчетного документа возмещенные расходы на такси будут дополнительным благом для работника.

Таким образом, если работник не предоставит расчетный документ для возмещения понесенных расходов на такси (а предоставить его нереально!), то сумму возмещенных расходов облагают как дополнительное благо (за счет дохода работника). Если же работодатель уплатит удержанные с дополнительного блага суммы НДФЛ, за счет собственных денежных средств, то суммы уплаченных налогов тоже будут дополнительным благом для работника с соответствующим налогообложением.