Работник потратил собственные средства на цели предприятия: когда предоставлять авансовый отчет

Во время служебной поездки по городу (не командировка) на автомобиле была повреждена шина. Запасного колеса в автомобиле не оказалось, поэтому водитель принял решение добраться к ближайшему шиномонтажу и починить шину. За услуги ремонта водитель уплатил собственные денежные средства. Однако потом забыл отчитаться о расходовании собственных денежных средств и вспомнил об этом только через месяц после происшествия.
Существуют ли предельные сроки для предоставления отчета о расходовании собственных денежных средств работника?

ОТВЕТ: Все будет зависеть от того, кто был инициатором использования личных денежных средств работника. Поэтому рассмотрим две ситуации.

Работник по собственной инициативе решил использовать личные денежные средства в интересах предприятия

Такие действия работника не совсем вписываются в нормы трудового законодательства. Это, скорее всего, гражданско-правовые отношения1, а именно — совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (ст. 1158 Гражданского кодекса Украины, далееГКУ).

Что говорит ГКУ

Если имущественным интересам одного лица (в нашем случае — предприятию) угрожает опасность возникновения невыгодных для него имущественных последствий, другое лицо (в нашем случае — работник) имеет право без поручения совершить действия, направленные на предупреждение, устранение или уменьшение данных негативных последствий (ч. 1 ст. 1158 ГКУ).

Безусловно, неуплата услуг за ремонт шины могла привести к более весомым расходам. Понимая это, работник решил предотвратить негативные последствия, оплатив услуги ремонта за свой счет. Далее работник должен был при первой же возможности уведомить о своих действиях руководство предприятия (ч. 2 ст. 1158 ГКУ).

Если же работник не имеет такой возможности, то фактически он берет на себя все обязательства завершить правочин (ч. 3 ст. 1158 ГКУ). Однако, как только появляется возможность, он должен немедленно ею воспользоваться и сообщить руководителю предприятия о своих действиях, а также составить отчет и передать руководителю все, что при этом было получено (ст. 1159 ГКУ). В нашем случае вместе с отчетом работник должен передать первичные документы, которые были составлены при оплате услуг по ремонту шины.

Какой промежуток времени вписывается в понятие «при первой же возможности», сказать трудно. Однако в любом случае это будет субъективная оценка. Конечно, приказом (распоряжением) руководителя предприятия можно определить установленные временные рамки, в пределах которых работники должны предоставлять отчет в подобных случаях. Но, опять же, это только субъективное видение нормы кодекса.

Согласно ч. 1 ст. 1160 ГКУ, работнику, совершившему действия в имущественных интересах предприятия без его поручения, предоставлено право требовать возмещения фактически осуществленных расходов. Однако если работник при первой же возможности не сообщил руководителю о своих действиях, то он свое право теряет (ч. 2 ст. 1160 ГКУ).

Из вопроса понятно, что работник не уведомил работодателя о ремонте шины незамедлительно. Можно предположить, что у него на самом деле не было возможности это сделать. Допустим, он пытался позвонить на мобильный или стационарный телефон руководителя, но безуспешно. Далее после произведенного ремонта он закончил выполнять предоставленное поручение (служебную поездку), в конце рабочего дня вернулся на территорию предприятия, но руководителя не было на месте. Тогда, как мы уже говорили, работник должен уведомить работодателя о своих действиях при первой же возможности.

Когда возникает право на возмещение понесенных расходов

Как только руководитель предприятия одобрит действия работника по проведению и оплате ремонта шины без доверенности, то в дальнейшем к отношениям сторон применяются положения о соответствующем договоре (ч. 2 ст. 1158 ГКУ).
В описанном случае им будет договор поручения (гл. 68 «Поручение» ГКУ). То есть одобрение действий работника означает, что между ним и работодателем заключен договор поручения, по которому работник уже выполнил свою часть обязательств. Осталось только работодателю исполнить свою — возместить израсходованные работником денежные средства.

При этом правочин работника будет считаться одобренным, в частности, в случае если лицо, которое он представлял (предприятие в лице руководителя), совершит действия, свидетельствующие о принятии его к исполнению (ч. 1 ст. 241 ГКУ). В нашей ситуации таким действием будет утверждение руководителем отчета работника2 о фактически понесенных расходах (с приобщенными к нему подтверждающими документами).

Налоговые последствия

Относительно налоговых последствий, то в случае когда руководитель не согласится на возмещение расходов, предприятие будет обязано признать доход от бесплатно полученных услуг в целях обложения налогом на прибыль (пп. 135.5.4 Налогового кодекса Украины, далееНКУ).

С другой стороны, поскольку отчет о расходах, осуществленных без доверенности, предоставлен не «немедленно», и не «при первой же возможности», а через месяц, то у налоговиков могут быть претензии к предприятию касательно возмещения расходов, на которое работник не имел права претендовать (ч. 2 ст. 1160 ГКУ). Это могут расценить как дополнительное благо, полученное работником, подлежащее обложению налогом на доходы физических лиц (пп. «г» пп. 164.2.17 НКУ). Хотя мы данного утверждения не поддерживаем и считаем, что отсутствие права требовать возмещения не меняет самой сути операции. То есть это то же что и возмещение расходов, понесенных работником по доверенности3, а не выплата дополнительного блага, даже если работник предоставит отчет через месяц.

Ведь описанная ситуация похожа на расходование собственных денежных средств работника во время командировки. И налоговики в подкатегории 103.17 ЕБНЗ4 признают, что: «сумма расходов, которая возмещена наемному работнику на основании предоставленного Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку и под отчет, и оригиналов документов, подтверждающих стоимость понесенных расходов, не является объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц, независимо от того, что аванс не выдавался, а расходы во время командировки осуществлялись за собственные денежные средства». Хотя расходы были понесены не в командировке, наша ситуация идентична по существу к осуществленной работником операции: за собственные денежные средства и в интересах предприятия.

К тому же в подкатегории 109.14 ЕБНЗ налоговики соглашаются, что: «...вопрос о возмещении расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных денежных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются Гражданским кодексом Украины».

Кроме того, в той же подкатегории читаем: «...вопросы правомерности использования собственных наличных денежных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов регулируются ст.ст. 1159, 1160 Гражданского кодекса Украины и <...>, поскольку действующим законодательством определены сроки отчетности именно за полученные под отчет денежные средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, <...> то в случае несвоевременного предоставления отчета при приобретении за собственные денежные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных денежных средств в командировке), финансовые санкции5 не применяются».

Вместе с тем еще и специалисты Минфина в письмах от 12.10.2010 г. № 31-26030-12-29/27606 и от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 и НБУ в письмах от 01.09. 2006 г. № 11-113/3225-9206 и от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746 отмечали, что вопрос приобретения работником для предприятия ТМЦ за собственные денежные средства и правомерности их последующего возмещения урегулированы положениями ст.ст. 1158 и 1160 ГКУ6.

Итак, мы пошли верным путем.

Работник использовал личные денежные средства в интересах предприятия по поручению работодателя

После повреждения шины работник мог позвонить руководителю предприятия и сообщить о происшествии. В ответ руководитель мог попросить работника осуществить ремонт шины за свой счет с обязательством возместить израсходованные денежные средства.

Фактически это означает заключение договора поручения в устной форме (ст. 1000 ГКУ). Конечно, желательно изложить его на бумаге7, несмотря на требование ч. 2 ст. 208 ГКУ. Но несоблюдение сторонами письменной формы правочина не приводит к признанию его недействительным, кроме случаев, прямо указанных в законе (ч. 1 ст. 218 ГКУ). А в гл. 68 «Поручение» ГКУ вы данного указания не найдете.

При таких обстоятельствах можно сказать, что работник осуществил ремонт шины по поручению предприятия. А поэтому в дальнейших действиях должен руководствоваться нормами гл. 68 «Поручение» ГКУ. Так, в ч. 2 ст. 1006 ГКУ говорится, что после выполнения поручения, поверенный обязан немедленно предоставить отчет о выполнении поручения и оправдательные документы, если это требуется по условиям договора и характера поручения. Однако это договорные отношения, и никто не запрещает сторонам договориться о других сроках составления отчета о выполнении договора поверенным (в нашем случае — работником), например, в течение месяца или иного приемлемого срока. Как мы упоминали выше, налоговики также соглашаются, что сроки предоставления отчета при использовании собственных денежных средств регулируются нормами ГКУ.

Таким образом не будет ошибкой, если работник предоставит отчет о расходовании денежных средств в течение месяца, если это предусмотрено договором между работником и предприятием.

В то же время, считаем: даже когда срок составления отчета работником (поверенным) по договору поручения не установлен или отчет не предоставлен в установленное договором время — его можно принять от работника в пределах общего срока исковой давности, то есть в течение 3 лет (ст. 257 ГКУ).

Подытожим

В обоих случаях сроки предоставления отчета о расходовании собственных денежных средств в интересах предприятия регулируются ГКУ.

Поэтому если работник осуществил ремонт шины по собственной инициативе, то отчет он должен предоставить немедленно (сразу после проведения и оплаты ремонта), а если это невозможно — при первой же возможности. Иначе он теряет право на возмещение понесенных расходов. Но если руководитель одобрит действия работника касательно проведения и оплаты ремонта шины и согласится возместить расходы даже через месяц либо более, то никаких налоговых последствий данное решение за собой не повлечет.

Ремонт шины по поручению руководителя также предусматривает немедленное (после выполнения поручения) предоставление отчета, но поскольку это договорные отношения, то срок отчетности может изменяться по договоренности сторон.

Георгий КЛЯШТОРНЫЙ,

бухгалтер-эксперт
газеты «Интерактивная бухгалтерия»

1 Хотя, например, в письме НБУ от 09.04.2010 г. № 11-115/1846-5613 и письме Минюста от 21.10.2010 г. № 796-0-2-10-19 так и не сделан окончательный выбор между трудовым и гражданско-правовым характером правоотношений в случае использования собственных денежных средств работника на нужды предприятия.

2 В подтверждение см. письмо Минфина от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 и письмо Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09.

3 Как мы уже выяснили: если работодатель одобрит действия работника, то обязанность возместить понесенные расходы возникает на основании договора поручения.

4 Единая база налоговых знаний. Размещена на официальном сайте Миндоходов — minrd.gov.ua/.

5 Предполагаем, речь идет об обложении налогом на доходы физлиц чрезмерно израсходованных работником денежных средств (п.п. 167.1, 170.9 НКУ) и финансовые санкции касательно предприятия на основании Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от ​​12.06.1995 г. № 436/95.

6 А в письме Минтруда от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09 только упоминается, что ситуация, когда подотчетное лицо покупает продукцию для предприятия за собственные денежные средства, имеет право на существование, поскольку не противоречит действующему законодательству.

7 Например, договоры поручения можно заранее заключить со всеми работниками, в отношении которых существует гипотетическая возможность использования собственных денежных средств для нужд предприятия.