Билеты на проезд до места командировки потеряны: можно ли компенсировать расходы

Наше предприятие отправило работника в служебную командировку из Киева во Львов. Перед поездкой он получил аванс наличными. Однако работник потерял билет на поезд из Киева во Львов.
Подскажите, пожалуйста, можно ли компенсировать работнику расходы на проезд к месту командировки в таком случае? Будут ли это налоговые расходы?

ОТВЕТ: Компенсировать расходы, понесенные на приобретение утраченного билета, можно, но вот в налоговые расходы данная сумма не попадет.

Как гарантирует ст. 121 Кодекса законов о труде Украины, предприятие оплачивает командированному работнику стоимость проезда к месту назначения и обратно. Однако при этом в налоговые расходы попадают расходы работников предприятия в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозки багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте) (абз. 1 пп. 140.1.7 НКУ). А это возможно лишь при наличии подтверждающих документов: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), электронных билетов (при наличии посадочного талона и документа об уплате) и прочих документов, подтверждающих уплату за проезд (абз. 2 пп. 140.1.7 НКУ).

Таким образом, при отсутствии документов в оригинале, подтверждающих понесенные работником расходы на проезд к месту командировки, предприятие не вправе отнести данные расходы в налоговые в соответствии с пп. 140.1.7 НКУ. Но вот компенсировать данные расходы все же можно. Для этого нужно соответствующее решение руководителя предприятия. Если же руководитель против компенсации сумм расходов на проезд в командировке, не подтвержденных соответствующими документами, то, конечно же, работнику придется оплатить расходы на такой проезд из своего кармана.

Итак, по возвращении из командировки работник имеет право в авансовом отчете1 показать только те расходы, которые подтверждены документально. Они, согласно пп. 140.1.7 НКУ, попадают в налоговые расходы. Неиспользованную часть аванса (в т.ч. неподтвержденную документально) работник должен вернуть в кассу предприятия (или на текущий счет предприятия) по общим правилам в течение 5 банковских дней после дня завершения командировки.

Но работник все же имеет право обратиться с заявлением на имя руководителя с просьбой компенсировать неподтвержденные документально расходы на проезд, указав причину отсутствия подтверждающих документов. В заявлении также необходимо прописать сумму понесенных расходов на проезд, которые не подтверждены документально. Затем, если руководитель дает разрешение компенсировать эти расходы — работнику компенсируют такие «бездокументальные» расходы.

Однако такая компенсация не будет связана с хоздеятельностью предприятия, и, соответственно, такие суммы не попадут в налоговые расходы. Да и сама выплата будет рассматриваться как дополнительное благо, из которого следует удержать налог на доходы по общим правилам (на основании пп. 164.2.17 НКУ). При этом, для того чтобы работник получил полную сумму компенсации за проезд (расходы на который не подтверждены соответствующими первичными документами), к сумме компенсации следует применить коэффициент из п. 164.5 НКУ (1,176471 — для ставки 15% или 1,204819 — для ставки 17%). А далее, соответственно, показать сумму под признаком дохода «126» в ф. № 1ДФ.

Но на практике встречается и другой вариант оформления данной ситуации. А именно: работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет по затраченному авансу на командировку, в котором среди других документированных расходов вписывает и расходы на проезд в командировке (не подтвержденные проездными документами) и прилагает к нему заявление на имя руководителя с соответствующей разрешительной визой руководителя на возмещение бездокументальных расходов. 

По мнению автора, оформив вышеуказанные документы, суммы, израсходованные на проезд и не подтвержденные первичными документами, возвращать в кассу не нужно. Конечно, они  не попадут в налоговые расходы. Правда, такие суммы нужно обложить НДФЛ по ставке 15% (или 17% — в зависимости от размера дохода) (пп. 164.2.11, ст. 167.1 НКУ и п. 170.9 НКУ). При начислении НДФЛ нужно воспользоваться правилами из пп. 164.5 НКУ и применить натуральный коэффициент (1,176471 или 1,204819 — в зависимости от применяемой ставки налога). Сумму начисленного НДФЛ удерживает предприятие за счет любого налогооблагаемого дохода (после налогообложения) налогоплательщика за соответствующий месяц, а если средств не хватит, то за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев. И так до полной уплаты причитающегося налога (пп. 170.9.1 НКУ). Подробнее о таком налогообложении излишне израсходованных денежных средств можно прочитать в материале «Излишне израсходованные в уомандеровке средства: учёт и налогообложение» в газете «Интерактивная бухгалтерия» № 35(44) за 2013 год.

Автор считает, что для быстрого решения вопроса с компенсацией работнику следует обратиться к директору за компенсацией сразу после возвращения из командировки.

Тарас ЛИШАК,

бухгалтер, г. Киев

1 Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина Украины от 05.12.2012 г. № 1276.