Излишне израсходованные в командировке средства: учет и налогообложение

Излишне израсходованные в командировке средства: учет и налогообложение

Работник в установленные сроки составил авансовый отчет о командировке, но остаток неиспользованного аванса вернул почти через две недели после возвращения из командировки (аванс выдавали через кассу). Считать ли несвоевременно возвращенный остаток излишне израсходованными средствами? Облагать ли НДФЛ указанную сумму (с учетом неденежного коэффициента) и удерживать ли ее с доходов работника? Как отразить данную операцию в бухучете?

ОТВЕТ: Согласно п. 170.9 Налогового кодекса Украины (далее — НКУ), средства, полученные работником на командировку и невозвращенные в установленные сроки, считаются излишне израсходованными и подлежат обложению НДФЛ. Для описанной ситуации предельный срок для составления авансового отчета и возврата средств определен пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ — до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил такую командировку. И тот факт, что работник позже все же вернул неиспользованный остаток аванса, ничего не меняет. Правда, в п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина Украины от 05.12.2012 г. № 1276, говорится об обложении излишне израсходованных средств НДФЛ, если работник не вернул их к концу месяца, на который приходится предельный срок.

Вместе с тем п. 170.9 НКУ не допускает разночтений, указывая, что обложению налогом на доходы подлежат суммы, не возвращенные в установленный срок. На то, что базу для излишне израсходованных средств обязательно определяют с учетом неденежного коэффициента с п. 164.5 НКУ, указывают и налоговики в письме от 22.05.2013 г. № 335/10/06-4-06¹. Получается, что предприятие должно доначислить сумму дохода в размере подлежащего у уплате налога и ее же удержать. То есть работник якобы материально не пострадает, а у предприятия возникнут дополнительные расходы.

При этом возникает вопрос: как реализовать норму абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ, которая предписывает удержать НДФЛ за счет любого налогооблагаемого дохода работника? Как следует из вышеупомянутого письма, Налоговая не видит здесь противоречия. Попробуем понять ее логику и проиллюстрируем на примере порядок налогообложения и отражения в учете.

Поскольку остаток аванса работник вернул позже установленного пятидневного срока, то согласно п. 170.9 НКУ такую сумму считают излишне израсходованными средствами и облагают НДФЛ с применением неденежного коэффициента (для ставки 15% — 1,176471). Итак, базу для излишне израсходованных средств определяют следующим образом: 280,00 грн х 1,176471 = 329,41 грн. То есть доход доначисляют в сумме 49,41 грн (329,41 грн - 280,00 грн).

Таблица

Налогообложение и учет излишне израсходованных средств

* У предприятия — 15-й класс профессионального риска производства (ставка 37%).

Как видно из таблицы, налоговых расходов в случае доначисления дохода работнику с учетом неденежного коэффициента не будет. Расходами не признаются суммы налога на доходы физических лиц, которые отчисляются из сумм выплат таких доходов согласно разделу IV НКУ, на основании пп. 139.1.6 НКУ.

В форме № 1ДФ средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, которые излишне израсходованы и не возвращены в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода «118».

Кто-то может сказать: зачем такие сложности и лишние бухгалтерские проводки? Однако выбор за вами — воспользоваться данным вариантом или другими, о которых мы рассказывали в материале «Предприятие выплатило работнику суточные в размере 360 грн за каждый день: удерживать ли налог на доходы» газеты «Интерактивная бухгалтерия» № 7 (16) за 2013 год.

В свою очередь, все предписания НКУ мы выполнили: натуральный коэффициент применили, а налог на доходы удержали из общего налогооблагаемого месячного дохода работника. И предприятие не осталось в накладе.